Typische SharePoint Probleme

Im Rahmen meines Besuchs des Shared Solutions Day haben sich einmal mehr die typischen Schwierigkeiten, die ich auch in früheren Gesprächen auf UserGroups und Konferenzen identifizieren konnte, bestätigt.

Hier die meiner Meinung nach verbreitetsten Probleme:

  • Die Anwender nehmen das neue System nicht an
  • Daraus resultiert auch die Problematik, dass die Systemlandschaft trotz teilweise erheblichen Aufwands und erheblicher Kosten brach liegt… Bis das System eingestampft wird
  • Ein anderer Grund ist sogar in der IT selbst zu finden: Es bleibt bei wenigen Spielereien wie leichtes Anpassen einer Liste und das Erstellen einer Dokumentenbibliothek. Danach wird das System links liegen gelassen.
  • Kein Feature wie es in SharePoint mitgeliefert wird, kann eigentlich genau so out of the box verwendet werden
  • Da jedes Unternehmen typische Geschäftsprozesse wie ‘Besprechung  vereinbaren’ immer in irgendeiner Form um eigene, unternehmensspezifische Modalitäten erweitert hat, lassen sich die vermeintlich einfachen Implementierung dann doch nicht so einfach umsetzen wie geplant. Das sogenannte Eichhörnchen… Demzufolge hat man die Wahl einen größeren Aufwand (meist Programmierung) zu betreiben oder sich mit Einschränkungen abzufinden. Beides ist in der Regel nicht akzeptabel und hinterlässt einen bitteren Beigeschmack, der den anfänglichen Optimismus stark reduziert.
  • Die eigentlich wichtigen Features, um Geschäftsprozesse dann wirklich vollständig (und nicht nur isolierte Teilprozesse) und gewinnbringend umsetzen zu können, stecken in der kostenpflichten Version. Über diesen Tellerrand wollen und können aber gerade kleine und mittelständische Unternehmen nicht hinausschauen, v.a. nicht, wenn man sich gerade erst mit SharePoint auseinandersetzt.

Im folgenden will ich ein paar Lösungsansätze vorschlagen:

Der eigentliche Knackpunkt, bevor man überhaupt zu SharePoint greift, ist, dass man sich klar macht, dass man wie bei jedem anderen System alleine durch die Anschaffung und Einarbeitung Zeit- und Kostenaufwand hat. Lediglich weil die SharePoint Foundation bzw. die Windows SharePoint Services kostenfrei erhältlich sind und weil es gerade in aller Munde ist, heißt dies gewiss nicht, dass nicht wie bei jeder anderen Produkteinführung auch eine entsprechende Planung vorausgehen muss.

Drei wichtige Schritte gehören in jedem Fall zu dieser Planung:

Schritt 1: Holen Sie sich von Anfang an die Fachabteilungen ins Boot. Greifen Sie sich hier v.a. die Abteilungsleiter und IT-affine Mitarbeiter heraus. In der Regel sind diese Personen entscheidend allgemeinen Annahme des neuen Systems.

Schritt 2: Identifizieren Sie gemeinsam einen ausgewählten Satz an einfachen Geschäftsprozessen. In der Regel gibt es fast immer solche, deren Ablauf nicht wirklich störend aber dafür hinderlich sind. Meistens finden sie solche Prozesse, indem sie prüfen, was schon lange auf einer ToDo-Liste steht und immer wieder wegen niedriger Priorität verschoben wird (sogenannte nice-to-have Feature). Idealerweise sollte es auch ein Prozess sein, der viele Mitarbeiter betrifft. Ein Beispiel könnte das Ausdrucken und das manuelle Ausfüllen von Anträgen (z.B. Urlaub) sein, was jeder Verkäufer 1-2 Mal pro Monat machen muss.

Schritt 3: Holen Sie sich einen Mann vom Fach dazu, der längere praktische Erfahrung in diesem Bereich hat. Es reicht keinesfalls aus auf Vorträge zu gehen oder sich durch Online Material zu arbeiten. Vergessen Sie ähnliche Beispiele von Konferenzen und UserGroups, da wie schon erwähnt der Teufel im Detail steckt. In der Regel reicht es völlig aus, wenn man sich einen Tag mit dem SharePoint Consultant zusammensetzt. Stellen Sie klar, dass sie für die Lösungen nur auf die mitgelieferten Hilfsmittel in SharePoint zurückgreifen möchten (Anmerkung: Hin und wieder können vor allem auch kostenfreie Lösungen im Netz ganz hilfreich sein!). Programmieren sollte in diesem frühen Stadium kein Thema sein. Wichtig: Es geht in diesem Gespräch noch nicht um einen detaillierten Plan zur Umsetzung. Lediglich die Machbarkeit und den benötigen Zeitraum gilt es zu evaluieren. Bedenken Sie: Die Kosten für diesen einen Tag sind in jedem Fall geringer als SharePoint aus dem Gedanken heraus aufzusetzen, dass man ja einfach mal das Ganze testen und ein wenig herumspielen will.

Wenn sich nach diesen drei Schritten herausstellt, dass Ihre Anliegen durchaus machbar sind, dann können Sie loslegen. Andernfalls werden Sie mit hoher Wahrscheinlichkeit keinen großen Erfolg bei der SharePoint Integration haben. Halten Sie sich bei der Realisierung an folgende zwei wichtige Regeln:

  • Führen sie immer eine Änderung nach der anderen durch und fangen sie mit den kleinsten davon an
  • Setzen Sie Lösungen für die alltäglichen Geschäftsprozesse um, die das Gros der Mitarbeiter betrifft

Wohlgemerkt halte ich diese zwei Regeln nur für sinnvoll bis eine allgemeine Akzeptanz erreicht bzw. SharePoint eingeführt wurde! Um Ihnen ein paar Beispiele zu nennen, was wir uns dafür herausgegriffen haben:

  • Wir haben die Möglichkeit geschaffen, dass zentral auf der Startseite jeder Mitarbeiter für den heutigen und morgigen Tag einsehen kann, wer an- und wer abwesend ist. Dazu gehört auch, wenn jemand Urlaub hat oder lediglich für ein paar Stunden nicht verfügbar ist.
  • Wichtige Firmennachrichten werden ebenfalls auf der Startseite veröffentlicht. Idealerweise kommen hier mindestens 1-2 neue pro Woche hinzu. Meistens werden die Neuigkeiten durch die Abteilungsleiter eingepflegt. In einem Handelshaus könnten das auch Bekanntmachungen bzgl. der Preisanpassungen sein.
  • Für uns im Handel war ein zentrales Werkzeug der Tourenplan unserer LKWs. Ein Gespräch (vgl. Schritt 1 weiter oben) ergab, dass dieser von allen Verkäufern täglich eingesehen wurde.
  • Tipp-Spiel: Ja, auch solche kleine Dinge können sehr zuträglich sein. Bisher konnte ich für jede EM und WM ein entsprechendes Feature online finden, das ich kostenlos bei uns einbinden konnte. Die Beteiligung an den Tippsielen ist seit Jahren extrem hoch!

Diese 4 Features bewirkten, dass jeder Mitarbeiter mindestens 1x täglich – nämlich morgens – zum Intranet navigierte, um sich einen Überblick für den Tag zu verschaffen. Mit der erwähnten Option die Infos auch für den morgigen Tag einsehen zu können, wurde nach kurzer Zeit dann jeden Abend nochmal hineingeschaut. Nach relativ kurzer Zeit hatten wir so eine vollständige Akzeptanz innerhalb der Belegschaft erreicht. Darauf ließen sich dann weitere Projekte aufsetzen. Hier kann ich vor allem zwei Kernpunkte identifizieren:

  • Dokumentenmanagement, um dem Chaos in der Dateiablage und den öffentlichen Ordnern Herr zu werden
  • Projektmanagement, da es immer und überall Projekte gibt und das Thema an sich seit jeher schwierig und komplex ist

Meines Erachtens nach gibt es jetzt zwei Möglichkeiten wie sie fortfahren können. Das ist vor allem von Ihren Ressourcen und Ihrer IT abhängig. Entweder Sie setzen eines der Themen gleich für Ihren Betrieb um oder – und das ist der bessere Weg – Sie lassen die IT fachinterne Geschäftsprozesse für sich umsetzen, quasi als Prototyp. In der Regel werden Sie hier schon auf eines der oben genannten Themen stoßen. Bei uns war es eine Dokumentationsseite mit allen IT Dokus und eine Inventarliste unserer Soft- und Hardware. Mit diesen Erfahrungen gingen wir die dann die oben genannten Punkte an.

Speziell auf Rückmeldungen zu diesem Artikel würde ich mich besonders freuen. Ich möchte nochmal darauf hinweisen, dass die oben genannten Punkte meine subjektive Wahrnehmung und Meinung wiedergeben. Vergessen Sie auch nicht, dass sich diese Ergebnisse im Rahmen meiner Tätigkeit in einem mittelständischen Handelsbetrieb aus der Edelstahlbranche ergeben haben.

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