Abteilungsleitung–Best Practices

Ganz kurz und knackig ein paar Punkte, die wir in unserer IT praktizieren:

Tag der Meetings: Wir versuchen möglichst viele Meetings auf einen Tag zu legen. Dadurch vermeidet man Unterbrechungen an den anderen Tagen, die einem immer wieder rausbringen und nach denen man sich erst wieder in seine letzte Tätigkeit hineindenken muss.

Zeit der Meetings: Als besonders geeigneter Tag erwies sich Mittwoch, weil speziell Montage und Freitage für verlängerte Wochenenden genutzt werden. Tendenziell fehlt man mittwochs einfach weniger. Außerdem halten wir nur selten vor 11 Uhr unsere Besprechungen, was primär aber auf die Arbeitszeiten der IT zurückzuführen sind :)

Regelmäßige Meetings: Viele der Besprechungen finden wöchentlich statt, d.h. der Termin ist fest eingeplant. Allerdings handelt es sich immer um einen optionalen Termin, der in der Regel am Vortag bestätigt oder abgesagt wird, falls es nichts zu erörtern gibt.

Kurze Meetings: Ansonsten halten wir mehr oder weniger tägliche Stand-Ups, z.B. mittags am Kicker oder nach 17 Uhr, wenn das Tagesgeschäft vorbei ist.

Delegieren: Die IT ist unter einer allgemeinen Gruppennummer und Gruppenemailadresse erreichbar. Damit müssen sich die Fachabteilungen nicht lange überlegen, wer der passende Ansprechpartner ist und ob dieser überhaupt im Haus ist. Aus der IT erledigt dann die Person, die sich für zuständig hält, die Aufgabe. Wenn beispielsweise jemand erst später ins Haus kommt, kann so auch eine andere Person in dringenden Problemen schnell agieren. Damit dies funktionieren kann, müssen die Mitarbeiter natürlich ein entsprechend hohes Niveau an Entscheidungsspielraum haben. Gleichzeitig ist es zwingend notwendig, dass der Kompetenzbereich klar definiert ist und der Mitarbeiter weiß, wann erst nachfragen muss. Deshalb lasse ich jeden, der neu anfängt, immer dieses Buch lesen.

Wissensinseln: Gerade bei kleineren Abteilungen können Wissensmonopole sehr gefährlich sein, weshalb wir verstärkt auf eine Basiskompetenz setzen. Dazu gibt es einen Katalog häufig anfallender Aufgaben, die jeder – ob nun Administrator, Webentwickler oder ERP Developer – bearbeiten kann. Durch die zuvor erwähnten regelmäßigen Meetings werden darüber hinaus immer die aktuellen Projektstände ausgetauscht und erläutert, wo es noch Probleme gibt.

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