Fallbeispiel: Verantwortungsbereiche definieren

 

Ich habe den Artikel ‘Deutsche Chefs informieren Mitarbeiter ungenügend’ als Anlass genommen, um an einem Fallbeispiel für eine IT Abteilung in einem mittelständischen Betrieb (rein fiktiv natürlich) eine mögliche Definition der Verantwortungsbereiche zu erstellen. Natürlich ist das hier sehr reduziert und weniger formell, aber es soll nur als Anregung dienen.

Unternehmensziele:

Innovationsgetriebene Prozessentwicklung und –optimierung zur Steigerung des Marktanteils und der Kostenreduzierung, um die Wirtschaftlichkeit in der aktuellen Marktlage zu gewährleisten.

Admin1:

Der erste und wichtigste Schwerpunkt ist das Business Service Management (BSM). Also die Schnittstelle zw. IT und Fachabteilung bzw. das Ausrichten der IT Dienste an den Geschäftsprozessen. Hier arbeitet er vor allem dem Geschäftsführer (Product Owner) und den Entwicklern zu, indem er Prozesse dokumentiert und modelliert. Deshalb muss er bei allen Gesprächen mit der Fachabteilung anwesend sein. Das ermöglicht eine schnellere und bessere Implementierung der Prozesse als Programm-Features; der Business Value der Anwendung steigt.

Der zweite Bereich betrifft die die strategische Ausrichtung der Administration samt Innovationsmanagement. Ziel ist es das IT Service Management damit weiter zu verbessern.

Beispiele:

Beispiel 1: Pflege eines Wikis zur Dokumentation, sowie Modellierung in Form von erweiterten Ereignisgesteuerten Prozessketten (eEPK). Concept Maps dienen zur Erfassung der Problemdomäne.

Beispiel 2: Wechsel von den klassischen Terminaldiensten zu Remote-App, sodass das Arbeiten in den Verkaufsbüros (v.a. mit mehreren Bildschirmen) annähernd an die Qualität heran kommt, wie sie intern vorzufinden ist.

Admin2:

Primär im Support angesiedelt, handelt er das komplette Tagesgeschäft ab, sodass Admin1 sich auf seine Aufgaben konzentrieren kann. Darüber hinaus dokumentiert er die täglichen Aufgaben (Tickets) und führt Listen zur Qualitätskontrolle (Qualitätsmanagement), sodass Admin1 ggf. Adaptionen in die Wege leiten kann, die den IT Betrieb für die Anwender optimieren.

Beispiele:

Beispiel 1: In einer Liste mit Ausfällen werden ausnahmslos alle Systemausfälle dokumentiert. Neben dem betroffenen System und dem jeweiligen Server (ein Server kann mehrere Systeme zur Verfügung stellen), sind auch Ausfalldauer, -grund und daraus resultierende Konsequenzen festzuhalten.

Beispiel 2: In einer Liste mit den regelmäßigen Aufgaben, die am Ende/Anfang jeden Monats anfallen, wird dokumentiert, was genau zu tun ist und wann die Aufgabe das letzte Mal bearbeitet wurde. Neben Ausfalltests und Backup-Prüfungen, kann dies auch kleinere Aufgaben umfassen, wie beispielsweise die manuelle Aktualisierung der Infoterminals oder das Aushängen der neuen Dokumentationen in den Serverräumen (beispielsweise Notfallpläne).

 

Web-Developer:

Sein Aufgabengebiet ist zweigeteilt; neben der eigentlichen Weiterentwicklung der Webseite übernimmt er zum großen Teil die strategische Planung. Übertragen auf die eingangs erwähnte Administration übernimmt er demzufolge beide Funktionen. Mit den Möglichkeiten und v.a. der Wichtigkeit des Webs, steigt auch die Notwendigkeit den Kunden eine hochwertige Plattform für ihre Einkäufe zur Verfügung zu stellen. De facto kann sich heute niemand mehr leisten auf das Web ab Absatzmarkt zu verzichten.

Beispiele:

Beispiel 1: Er evaluiert die eingesetzte Plattform Typo3, d.h. inwieweit trifft diese Plattform die Bedürfnisse des Business. Bietet sie entsprechende Möglichkeiten zur Qualitätssteigerung anhand von Unit Tests (JavaScript und PHP). Stehen Werkzeuge zur Verfügung für das Application Lifecycle Management. Gibt es schnellere und sicherere Datenbanken als MySQL.

Beispiel 2: Er migriert die Extensions einer alten Typo3 Version auf die Basis der neuen Version.

 

ERP-Developer1:

Seine Tätigkeit ist vorwiegend die Entwicklung, d.h. sonstige Aufgaben werden so weit als möglich von ihm abgeschottet, damit das ERP kontinuierlich mit den Anforderungen der Fachabteilung Schritt halten kann. Allerdings ist wie bei allen gewachsenen Systemen auch bestehender Code zu migrieren, d.h. parallel zur Neuentwicklung muss auch Legacy Code angepackt werden. In dem Kontext gilt es zu eruieren, welche neue Technologie hierfür am besten geeignet ist. Geeignet bedeutet hierbei v.a. skalierbar, erweiterbar und mit möglichst langläufiger Herstellerunterstützung. Außerdem ist eine enge Kooperation mit der Fachabteilung notwendig und ein betriebswirtschaftliches Verständnis, sodass vom Entwickler selbst auch Verbesserungsvorschläge kommen können.

Beispiele:

Beispiel 1: Das alte CRM Modul soll neu aufgelegt werden. Die Fachabteilung denkt primär an eine neu Oberfläche und die Optimierung der vorhandenen Daten, z.B. Bildung von Kundengruppen und Validierung der Personendaten. Darüber hinaus können aber von Entwicklerseite Social CRM Funktionen vorgeschlagen werden. Außerdem ist zu klären, ob und wo das Modul in den restlichen Geschäftsprozessen (z.B. Auftragsverwaltung) zu integrieren ist.

Beispiel 2: Zur Optimierung der Lagerhaltung und somit zum Einsparen der Kosten soll ein Bestellvorschlagswesen programmiert werden, sodass die EK-Abteilung auf der einen Seite Deckungslücken und auf der anderen Seite zu hohe Bestände vermeiden kann. Alternativ kann auch der Aufwand bei gleichbleibendem Umsatz anhand des Pareto-Prinzips optimiert werden.

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