Wir arbeiten time boxed

Es vergeht selten eine Arbeitswoche ohne eine Besprechung. Die Regel sind mehrere wöchentlich. Umso wichtiger ist es, dass ein Rahmen gefunden wird, der effektive Meetings gewährleistet. Die Chefs von Google hatten in ihrer Anfangszeit z.B. das parallele Arbeiten am Smartphone eingeführt. Diesen Schritt haben sie selbst erst kürzlich wieder rückgängig gemacht, d.h. beim Suchmaschinenriesen herrscht jetzt Handyverbot während den Sitzungen.

Ich möchte an dieser Stelle auf feste Anfangs- und Endzeiten eingehen, englisch ‘time boxed’ genannt, und erklären, warum wir inzwischen ausschließlich auf diese Art Besprechungen führen:

  • Die Konzentration ist höher, da in der gegebenen Zeit der Inhalt durchgesprochen werden muss. Der Moderator (bzw. Scrum Master in entsprechenden Teams) sollte darauf achten die besonders redseligen immer wieder zurück in die Spur zu bringen. Bei massiven Problemen können Redezeiten oder Sprechbälle als Werkzeuge helfen. Bei uns klappt es allerdings recht gut, wenn die Person direkt mit dem Hinweis adressiert wird, dass uns die Zeit ausgeht. Ich habe eine deutlich stärkere Fokussierung und somit bessere Effizienz bei uns festgestellt.
  • Es werden weniger unnötige Informationen ausgetauscht. Unnötig im Sinne von nicht für alle relevant. In diesem Punkt ist ebenfalls der Moderator gefragt. Einfach die Bitte an die betroffenen Teilnehmer richten sich im Anschluss zusammenzusetzen.
  • Die Zeitersparnis, die mit Warten regelrecht verbraten wird, ist enorm. Je häufiger Meetings stattfinden und desto mehr Mitarbeiter daran beteiligt sind, desto höher ist die Ausbeute. Früher war es bei uns häufig der Fall, dass ein Teil der Gruppe durch ihr Warten kostbare Arbeitszeit verlor. Auf die Personalkosten möchte ich erst gar nicht eingehen.
  • Pünktlich zu kommen ist auch ein Zeichen des Respekts bzw. der Höflichkeit.
  • Für mich ist Pünktlichkeit auch ein Anzeichen für die Qualität des Selbstmanagements. Wenn wir externe Berater zu Gast haben und diese sich häufig oder besonders lange verspäten, dann stellt sich für mich immer die Frage wie zuverlässig sie beim Abliefern der Ergebnisse sind.
  • Durch fest definierte Endzeiten wird es überhaupt erst möglich verlässlich zu planen. Wenn ich beispielsweise beim Kollegen, der mir seinen Kalender freigegeben habe, sehe, dass sein Meeting bis 15 Uhr dauert, er dann aber 30 Minuten später immer noch nicht wieder am Platz sitzt, dann ist das für mich, der um 15.30 Uhr eine Besprechung hat, gelinde gesagt ungünstig. Mir wäre es dann auch nie möglich mit ihm direkt im Anschluss einen weiteren Termin zu vereinbaren, da ich immer damit rechnen muss, dass er nicht pünktlich sein kann.
  • Besprechungsräume sind bei uns wie vermutlich auch in anderen Unternehmen eine begrenzte Ressource. Wir arbeiten mit der in Outlook verfügbaren Verwaltung, um diese effektiv auszulasten. Das kann nur funktionieren, wenn time boxed vorgegangen wird.

Gerne würde ich noch weitere Punkte aufnehmen. Einfach in die Kommentare schreiben.

 

Als Hinweis sei noch mitgegeben, was bei der Umsetzung hilft:130618 141116 DSCI2486

  • Eine gewisse Unzufriedenheit mit dem aktuellen Ablauf
  • Disziplin
  • Einen guten Moderator (Scrum Master)
  • Eine Uhr (z.B. Time Timer wie im Bild)

Mit Tag(s) versehen:

3 thoughts on “Wir arbeiten time boxed

  1. […] sich dann bis ein Votum gegen das Thema fiel. An dieser Stelle sei mein vorheriger Blogbeitrag Wir arbeiten time boxed erwähnt, der den Vorteil von festen Zeitabschnitten aufgreift. Für mich eine tolle Art den Abend […]

    Gefällt mir

  2. […] bevorzuge ich es, wenn Termine nicht länger gehen, sondern höchstens früher aufhören (Stichwort timeboxed). Der Sprecher hatte eine angenehme Sprechweise und war gut […]

    Gefällt mir

  3. […] Unproduktive Meetings lassen sich mit einfachen Mitteln deutlich verbessern (vgl. meinen Artikel Wir arbeiten timeboxed). Eine weitere Möglichkeit ist es alle Meetings auf einen Tag zu legen oder an bestimmten Tagen / […]

    Gefällt mir

Schreibe einen Kommentar

Trage deine Daten unten ein oder klicke ein Icon um dich einzuloggen:

WordPress.com-Logo

Du kommentierst mit Deinem WordPress.com-Konto. Abmelden / Ändern )

Twitter-Bild

Du kommentierst mit Deinem Twitter-Konto. Abmelden / Ändern )

Facebook-Foto

Du kommentierst mit Deinem Facebook-Konto. Abmelden / Ändern )

Google+ Foto

Du kommentierst mit Deinem Google+-Konto. Abmelden / Ändern )

Verbinde mit %s

%d Bloggern gefällt das: