Schlanke Prozesse sind gute Prozesse oder warum wir Kanban einführen

In unserer IT Administration führen wir regelmäßige Retrospektiven durch. Das ermöglichte es uns Kategorien von Problem zu identifizieren, wie sie auf dem Bild zu sehen sind.

2015-03-04 18.36.43

  • Weniger wichtige Aufgaben wurden zuerst erledigt (Priorisierung)
  • Vermeintlich kurze Projekte haben sich stark in die Länge gezogen
  • Aufgaben wurden nicht vollständig erledigt
  • Zuständigkeiten / Ansprechpartner waren nicht klar
  • Aktuelle Projektstände waren nicht transparent
  • Aufgaben blieben bei Externen hängen bzw. blockierten uns
  • Engpässe / Verzögerungen machten uns das Leben schwer
  • Planung war schwierig
  • Häufiges “auf einen Stand bringen” und mehrfaches Besprechen gleicher Punkte

Die Systemadministration ist von Natur aus ein stark vom Tagesgeschäft abhängiges Umfeld mit viel Klein-Klein-Arbeit. Der Anwender ruft an, meldet PC Probleme (Spezifisches hört man selten), der Kollege unterbricht seine eigentliche Tätigkeit wie z.B. die Vorbereitung einer größeren Umstellung und kümmert sich um die Nöten des besorgten Anrufers. Kaum zurück und wieder in die Umstellung vertieft, kommt eine E-Mail, dass die Druckertoner leer sind. Erneut gilt es die aktuelle Arbeit zu unterbrechen.

Darüber hinaus laufen natürlich immer Projekte mit anderen Abteilungen oder Externen (Telekommunikationsanbieter, Dienstleister, etc.), die voran getrieben werden müssen. Selbst der Entwickler-Kollege aus der selben Abteilung ruft an und möchte einen neuen Testserver aufgesetzt bekommen – am besten vorgestern versteht sich.

Kurzum: Ein reges Tagesgeschäft parallel zu großen Projekten und das alles im Umfeld von unterschiedlichen Stakeholdern. So wie es auch in Marketingabteilungen oder Zentralen der Fall ist.

Nüchtern betrachtet handelt es sich um eine Warteschlangensystem. Da Menschen nicht gut darin sind viele Dinge parallel zu machen, vermuten wir hierin eine der Ursachen: Zu viele Dinge werden gleichzeitig erledigt. Außerdem stehen wir Dritten skeptisch gegenüber, welche uns rein gefühlsmäßig ausbremsen. Bei den Telekommunikationsanbietern können wir indes von einer Tatsache sprechen…Darüber hinaus meinen wir diverse weitere Hindernisse erkannt zu haben, die den Arbeitsfluss immer wieder stören.

Um weil wir uns gerne verbessern möchten, eine zu große Umstellung auf einmal eher scheuen und der Evidenz der Vermutung den Vortritt geben möchten, haben wir uns entschieden Kanban einzuführen. Auf einen Nenner gebracht liegen dem 3 Prinzipien und 5 Praktiken zu Grunde.

Prinzipien:

  • Starte mit dem, was du jetzt machst
  • Verfolge inkrementelle, evolutionäre Veränderungen
  • Respektiere initiale Prozesse, Rollen, Verantwortlichkeiten und Job-Titel

Praktiken:

  • Mache Arbeit sichtbar
  • Limitiere den WIP
  • Manage den Arbeitsfluss
  • Mach Prozess-Regeln explizit
  • Führe gemeinschaftliche Verbesserungen durch (basierend auf Modellen)

Alle Regeln werden penibel eingehalten, jedoch ist die erste Regel alle Regeln abzuschaffen, die nicht mehr funktionieren.

Über die ersten Ergebnisse werde ich demnächst berichten. Falls jemand schon gute Erfahrungen primär im Administrationsumfeld gemacht hat, dann würde ich mich über Input freuen. Gerne auch aus der Softwareentwicklung.

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3 thoughts on “Schlanke Prozesse sind gute Prozesse oder warum wir Kanban einführen

  1. awinterl 7. März 2015 um 23:00 Reply

    Hallo Herr Armbruster,
    Sollte der erste Punkt bei den Prinzipien nicht eher heißen
    „Beende was du aktuell machst!“?
    Andernfalls werden auch inkrementelle Änderungen nie einen Finalen Status erreichen.
    Der Punkt „mache Arbeit sichtbar“ dürfte Spannend werden meine Erfahrungen, gerade im Umfeld von Entwicklern und Programmierern, sind eher negativ geprägt.
    Ich bin wirklich gespannt auf die nächsten Erfahrungsberichte.

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    • Uli Armbruster 10. März 2015 um 19:00 Reply

      Hallo, ich sieze jetzt einfach auch mal. Gerne kann die Antwort dann auch in Du-Form sein.
      – Prinzipien: Ich kenne das aus allen Quellen eigentlich immer nur so. Das bezieht sich darauf, dass Kanban überall eingeführt werden kann, weil hierzu z.B. keine neuen Rollen oder Werkzeuge eingeführt werden müssen. Zwei Quellen hierzu, die bei mir auftauchen, wenn ich danach google: http://www.djaa.com/principles-kanban-method-0 und http://www.everydaykanban.com/what-is-kanban/

      • „Andernfalls werden auch inkrementelle Änderungen nie einen Finalen Status erreichen.“ => Hierzu gibt es die Praktik zum Limitieren des WiP

      • „Der Punkt “mache Arbeit sichtbar” dürfte Spannend werden meine Erfahrungen, gerade im Umfeld von Entwicklern und Programmierern, sind eher negativ geprägt.“
        In der Entwicklung verwenden wir bereits seit Jahren Scrum. Da es hier ein entsprechendes Sprint Backlog gibt, ist die Arbeit deshalb sichtbar. Bei uns gab es damit keinerlei Probleme, aber ich stimme Ihnen zu, dass das nicht jedem Entwickler gefallen muss. Jedoch gilt bei Scrum ja auch nur das Team Commitment und die Team Mitglieder können nur zusammen einen erfolgreichen Sprint umsetzen.

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  2. awinterl 11. März 2015 um 22:36 Reply

    Hallo Uli,
    das Du ist OK :-) so passiert es halt wenn man vorbereitend für den Montag einige Offizielle Mails beantwortet. Und es schleichen sich Fehler ein wenn es auf Mitternacht zugeht… man man man
    Eigentlich sollte beim Punkt „mache Arbeit sichtbar“ sich das spannende auf das Umfeld der NICHT Entwickler oder Programmierer beziehen. Hier wird es immer schwierig sein die Arbeit eines Entwicklers „sichtbar“ zu machen.

    Nachdem ich viele Jahre Solo Datenbanken und Anwendungen im Fertigungsumfeld entwickelt und programmiert habe bin ich seit etwas mehr als einem Jahr durch Umstrukturierungen im Unternehmen in der IT-Administration gelandet.
    Her bilden sich bei uns genau die gleichen Probleme heraus wie bei euch und naja so ziemlichen allen IT-Abteilungen die ich so kenne.

    Wäre also wirklich interessant ob ihr hier mit der Einführung von Kanban in der Projektumsetzung und Planung euch Luft verschaffen könnt.

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