Einfachere Reisekostenabrechnungen für alle

Optimierung unserer Prozesse ist bei uns schon fast eine Leidenschaft, daher evaluieren wir regelmäßig neue Tools. Eines davon ist Einfach Reisekosten.

Unsere Anforderungen waren klar umrissen:

  • Skalierung auch mit 30 Mitarbeitern möglich
  • Reduzierung der benötigten Zeit pro Consultant auf 30 Minuten pro Monat
  • Reduzierung der Durchlaufzeit im Rechnungswesen
  • Auswertungen zur Kalkulation unserer Preise möglich
  • Einheiltung der immer aktuellen gesetzlichen Regelungen
  • Nice-to-Have: Integration in Debitoor (*)

*) Zu unserer Buchhaltungssoftware Debitoor kann ich gerne einen Artikel verfassen, wenn Interesse besteht. Schreibt mir einfach einen Kommentar.

Nach mehreren Tests, unter anderem dank des schnellen und freundlichen Supports, welcher uns einen Demo Team Account zur Verfügung gestellt hat, haben wir jetzt das Abo gebucht. Besonders gefällt uns, dass Entfernungen anhand von Google Maps automatisch berechnet werden und längere Projekte, in denen immer die gleichen Fahrten anfallen, mit wenigen Schritten erfasst werden können. Das Synchronisieren in Debitoor und die korrekte Zuordnung gemäß DATEV-Kostenrahmen funktioniert problemlos. Selbst so seltene Vorgänge wie das Erfassen von W-LAN Kosten, SIM-Karten, Vignetten, Fähren u.v.m. lassen sich damit abbilden. Durch die genaue Zeiterfassung werden die jährlich aktualisierte Pauschalen automatisch erfasst. Eine Reduktion durch Eingabe der gestellten Verpflegung z.B. von Frühstück im Hotel rundet das Ganze ab. Die Administration der Mitarbeiter scheint auf den ersten Blick auch keine Wünsche offen zu lassen.

Schwächen sehen wir aktuell noch im Zusammenspiel mit Debitoor. So findet kein Abruf des Kundenstamms statt, um den Kunden bzw. das Projekt in der Abrechnung per Auswahl erfassen zu können. Die PDF mit der Abrechnung würden wir darüber hinaus gerne customizen. Preislich wäre ein Rabatt mit steigender Mitarbeiterzahl wünschenswert.

Gerne ziehe ich Vorschläge vom Leser in Betracht. Postet diese in die Kommentare.

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