Archiv der Kategorie: CIO Topics

Einfachere Reisekostenabrechnungen für alle

Optimierung unserer Prozesse ist bei uns schon fast eine Leidenschaft, daher evaluieren wir regelmäßig neue Tools. Eines davon ist Einfach Reisekosten.

Unsere Anforderungen waren klar umrissen:

  • Skalierung auch mit 30 Mitarbeitern möglich
  • Reduzierung der benötigten Zeit pro Consultant auf 30 Minuten pro Monat
  • Reduzierung der Durchlaufzeit im Rechnungswesen
  • Auswertungen zur Kalkulation unserer Preise möglich
  • Einheiltung der immer aktuellen gesetzlichen Regelungen
  • Nice-to-Have: Integration in Debitoor (*)

*) Zu unserer Buchhaltungssoftware Debitoor kann ich gerne einen Artikel verfassen, wenn Interesse besteht. Schreibt mir einfach einen Kommentar.

Nach mehreren Tests, unter anderem dank des schnellen und freundlichen Supports, welcher uns einen Demo Team Account zur Verfügung gestellt hat, haben wir jetzt das Abo gebucht. Besonders gefällt uns, dass Entfernungen anhand von Google Maps automatisch berechnet werden und längere Projekte, in denen immer die gleichen Fahrten anfallen, mit wenigen Schritten erfasst werden können. Das Synchronisieren in Debitoor und die korrekte Zuordnung gemäß DATEV-Kostenrahmen funktioniert problemlos. Selbst so seltene Vorgänge wie das Erfassen von W-LAN Kosten, SIM-Karten, Vignetten, Fähren u.v.m. lassen sich damit abbilden. Durch die genaue Zeiterfassung werden die jährlich aktualisierte Pauschalen automatisch erfasst. Eine Reduktion durch Eingabe der gestellten Verpflegung z.B. von Frühstück im Hotel rundet das Ganze ab. Die Administration der Mitarbeiter scheint auf den ersten Blick auch keine Wünsche offen zu lassen.

Schwächen sehen wir aktuell noch im Zusammenspiel mit Debitoor. So findet kein Abruf des Kundenstamms statt, um den Kunden bzw. das Projekt in der Abrechnung per Auswahl erfassen zu können. Die PDF mit der Abrechnung würden wir darüber hinaus gerne customizen. Preislich wäre ein Rabatt mit steigender Mitarbeiterzahl wünschenswert.

Gerne ziehe ich Vorschläge vom Leser in Betracht. Postet diese in die Kommentare.

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ebuero leider nicht für alle geeignet

Kürzlich haben wir für uns den Dienst von ebuero evaluiert. Danke an dieser Stelle an Hans-Peter Schelian und Thomas Bandt für die Empfehlung.

Das Ziel war es, dass unsere Kunden 24/7 365 Tage im Jahr immer jemanden erreichen können – wohlgemerkt einen Menschen! Das muss nicht zwingend jemand sein, der sofort weiterhelfen kann, aber es sollte damit gewährleistet sein, dass der Anrufer darauf vertrauen konnte, dass sich um sein Anliegen asap gekümmert wird.

Mir hat besonders gefallen, dass unser Kunden immer Telefonistinnen aus der gleichen „Sekretärinnen-Gruppe“ bekommen hätten, sprich 3-4 Mitarbeiter von ebuero wären immer für unsere Anrufer zuständig gewesen. Dass diese bereits alle fließend Englisch sprechen, war ein weiterer  Pluspunkt. Gegen einen Aufpreis wären Muttersprachler möglich. Die Preise waren für mein Empfinden durchaus akzeptabel.

Leider konnten einige unsere must-have Anforderungen nicht erfüllt werden:

  • Freigabe von Nummernblöcken in der VIP-Liste: Leider müssen Nummern einzeln eingetragen werden. Bereiche der Form +49-721-1234-XXX, wie sie für größere Kunden notwendig sind, werden nicht unterstützt. Speziell hierfür fehlt mir das Verständnis, wieso das nicht möglich ist. Während des Schreibens fällt mir auf, dass es interessant zu wissen wäre, ob CSV-Dateien hochgeladen werden können. So ließe sich diese Einschränkung vielleicht umgehen.
  • Benutzerbezogene Benachrichtigungen sind nicht möglich, d.h. die Notifikation über einen Anruf geht an genau eine anzugebende E-Mail-Adresse. Eine Zuordnung zu der Person, die vom Kunden versucht wurde anzurufen, gibt es nicht. Eine Anpassung der E-Mail, um per Regeln in unserem Exchange die automatische Weiterleitung zu gewährleisten, ist ebenfalls nicht möglich.
  • Das direkte, automatisierte Weiterleiten der VIP Anrufer ist nicht möglich, sprich in jedem Fall landet der Kunde erst im virtuellen Sekreteriat.
  • Das Kalender-Sharing Feature, um der Sekretärin Zugriff auf die Termine von uns zu geben, um dem Kunden zu erwartende Rückrufzeiten zu nennen, unterliegt Einschränkungen, die ich hier nicht weiter aufzählen will.

 

Wenn ein Leser uns einen alternativen Dienst empfehlen kann, wäre ich dankbar. Gerne dürfen auch die Nutzer von ebuero hier Verbesserungsvorschläge in die Kommentare posten, da ich den Artikel meinem Ansprechpartner in der Hoffnung zusenden werde, dass diese Punkte noch verbessert werden.

Train the Trainer

Kürzlich haben wir für unsere Trainer in der co-IT.eu nach Workshops gesucht, um diesen neue Werkzeuge zur Optimierung ihrer Seminare an die Hand zu geben. Die ein oder andere Stellschraube lässt sich bekanntlich immer noch drehen, um das Wissen noch effizienter zu vermitteln. Dabei stellt das Fachliche nicht die Herausforderung dar, vielmehr ist es eine Kunst komplexes Wissen möglichst einfach zu vermitteln, sodass der Teilnehmer das Neue im Alltag auch reproduzieren kann.

Daher waren wir v.a. an Erkenntnissen aus Lernpsychologie und der Pädagogik interessiert. Wie funktioniert das Gedächtnis, wie erzeuge ich Bilder oder erzähle ich meinen Themenstoff als Story (Storytelling). Darüber hinaus waren uns Themen wie Auftreten, Charisma, Schlagfertigkeit oder aber Kritikfähigkeit wichtig, da diese den fruchtbaren Boden für Wissensvermittlung darstellen.

In einer Workshopprofil Präsentationstechniken haben wir brainstormartig alles notiert, was wir in irgendeiner Form gerne in dem Workshop sehen und hören wollten. Zu dem Zeitpunkt war bereits klar: Wir werden jährlich ein solches Training absolvieren. Demzufolge war nicht das Ziel möglichst viel in kurzer Zeit abzudecken, sondern dedizierte zusammenhängende Themen in einer notwendigen Tiefe. Mit der Wunschliste und der Bitte um eine Konzeptausarbeitung schrieb ich dann mehrere Unternehmen an. Natürlich nicht ohne über Facebook und Twitter nach Empfehlungen zu fragen. Danke Daniel an dieser Stelle für deine Rückmeldung.

Folgende Unternehmen haben wir kontaktiert:

Mit jedem der Unternehmen habe ich telefoniert, um die Konstellation und den Rahmen sauber abzustecken. Nachdem aufgrund terminlicher Konflikte zwei Anbieter weggefallen waren, haben wir demokratisch in der Gruppe der Teilnehmer die persönlichen Rankings erfasst. Weil ohnehin alle die Rhetorikhelden auf Platz 1 gelistet hatten, war die Sache schnell geklärt.

Der Beitrag soll dem Leser ein paar Anlaufstellen vermitteln und mit der oben verlinkten Wunschliste einen schnelleren Einstieg ermöglichen.

Session Die 4 tierischen Menschentypen

Eine spannende Session mit dem Namen „Die 4 tierischen Menschentypen“ gab es dieses Jahr beim Developer Open Space. Das Video habe ich euch in meinem YouTube Kanal zur Disposition gestellt.

Leider bin ich ein wenig zu spät eingestiegen, sodass ein Teil der Einführung fehlt. Macht nichts, denn hier hat Tobias Beck das toll erklärt.

Feedback ist wie immer willkommen. Wenn euch das Video gefällt, dann teilt/liked diesen Beitrag. Wer noch den Link zum Online Self Test möchte, kann mir das in die Kommentare schreiben. Den Blog von Gregor gibt es hier.

Session Unternehmenswerte

Auf das Thema Unternehmenswerte konnte ich schon aus vielen Blickwinkeln schauen: Ob als Mitarbeiter, als Geschäftsführers, als Selbstständiger oder Dienstleister. Umso mehr hat es mich gefreut, dass Daniel Marbach dazu eine Session vorgeschlagen hat. Teilnehmer gab es reichlich. Ich hätte mir zwar  gewünscht, dass mehr aktive Teilnehmer ihre Meinung bei der nach dem Fishbowl-Konzept geführten Diskussion geäußert hätten, aber insgesamt war es eine wirklich gelungene Session. Die Aufnahme hat ein wenig mit Schwächen bei Bild und Ton zu kämpfen, aber unser Schüler Tim hat sein Bestes gegeben, um in der Nachbearbeitung die nötige Qualität rauszuholen.

Das Video darf man gerne als Einladung zur Diskussion verstehen. Deshalb halte ich hier die Punkte fest, die mir im Kopf geblieben sind:

Duzen/Siezen: Ein diskussionswürdiger Punkt, bei dem die Meinungen sicherlich auseinandergehen. In jedem Fall springen immer mehr Unternehmen auf den „Du-Zug“ auf. Klar ist aber auch: Die Anrede muss zur Unternehmenskultur passen. Ein Beispiel aus meinem Alltag sei genannt: Wenn unser Tim, Schüler, kürzlich erst 18 geworden, mit mir arbeitet, dann würde durch das Siezen aus meiner Sicht eine Hürde aufgebaut werden, die ihn bei der Arbeit weniger kreativ und in Bezug auf seine Lösungsansätze weniger „probierfreudig“ machen würde. Die Angst Fehler zu machen und sich an die Vorgaben des Chefs halten zu müssen, wird durch das Duzen einfach gemindert.

Kommunikationsnähe: Kommunikation findet bekanntlich zum Großteil nonverbal statt. Deshalb ist es umso wichtiger, eine möglichst hohe „Kommunikationsnähe“ zu erreichen. Sei es durch regelmäßige Treffen vor Ort (bei verteilten Mitarbeitern) oder durch Videokonferenzen. Chats und E-Mails sollten mehr durch die vorher genannten Punkte ersetzt werden. Für mich wird dabei einfach mehr Menschlichkeit vermittelt, die auch größere Meinungsunterschiede überwinden lässt.

Rituale: Halte ich ebenfalls für sehr effektiv. Seien es nun das Kickern oder Schachspielen in der Mittagspause, das Feierabend-Darts, das TGIF-Bierchen oder das Daily (als Videokonferenz!): Alles trägt zur besseren Kultur bei. Daniel hat mir einmal erzählt, dass bei Particular Videogespräche häufig mit einem „Kaffee-Gespräch“ über das allgemeine Befinden beginnen, bevor über Geschäftliches gesprochen wird.

Loben: Das ist nun mein persönliches Steckenpferd, wobei ich mit meiner Meinung vermutlich eine Minderheit vertrete. Ich halte Lob für Gift. Ein paar Argumente könnt ihr dazu im Video hören. Auf Twitter wurde dazu auch noch etwas gesagt. Dieser Link wurde in dem Kontext empfohlen. Weitere Informationen gibt es hier.

Persönlichkeitsanalyse: Das finde ganz spannend. Mehrere Firmen haben schon Persönlichkeitsanalysen für ihre Mitarbeiter durchführen und diese dazu schulen lassen, um Konfliktpotential zu erkennen und jedem Werkzeuge an die Hand zu geben, sich auf den Kollegen/die Kollegin einzustellen. Im Nachhinein hat mir noch ein Teilnehmer erzählt, dass bei ihnen die Projektgruppen nach dem Ergebnis zusammengestellt wurden. Alle, bei denen dies umgesetzt wurde, haben sich dazu positiv geäußert.

Wenn euch der Artikel geholfen hat, dann liked oder teilt ihn und hinterlasst einen Kommentar

Hinweis: Das Beitragsbild hat mir Andreas Richter zur Verfügung gestellt.

Anwender durch zielgerichtete Release Notes in die Produktentwicklung integrieren

In diesem Video zeige ich eine von vielen maßgeschneiderten Funktionen unseres Release Prozesses. Das Ziel dabei war es die Anwender noch mehr in die Produktentwicklung einzubinden.

Die langfristige Vision: Anwender bringen selbst die Anforderungen ein. Wie das genau gemeint ist und wie wir das umgesetzt haben, seht ihr im Video. Unter anderem kommen YouTrack und TeamCity zum Einsatz.

 

Über ein Rake-Skript, welches auf ein bereits existierendes YouTrack-Gem zurückgreift, sprechen wir die Rest-API an. Vielen Dank an Alexander Groß von GROSSWEBER für die Hilfe bei der Umsetzung unserer Vision.

Wer weitere Einblicke in unseren Prozess bekommen möchte, der kann mir dazu einen Kommentar hinterlassen.

Business Analysten entwickeln fachliche Lösungen, Entwickler technische! Oder?

Die Grenze zwischen den Rollen im Entwicklungsprozess sind fließend. In meinem vorherigen Beitrag habe ich erläutert, wen ich mit welche Rolle betrauen würde und wie sich dadurch die Produktentwicklung um das 100-fache beschleunigen lässt.

Wer kann sich wie an der Lösung beteiligen?

Wer kann sich wie an der Lösung beteiligen?

In diesem Beitrag möchte ich meine Sicht darauf geben, bis zu welcher Stelle der Product Owner gefragt ist und wann die Arbeit des Entwicklers beginnt. Dazu greife ich das Beispiel aus diesem Video auf:

 5*3 = 15

Stellen wir uns den Entwickler als Schüler in einer Matheklasse vor, die Multiplizieren lernen sollen. Der Business Analyst (BA) ist dabei der Lehrer, welcher den Schülern erklärt wie die Multiplikation funktioniert. Lediglich das Ergebnis zu nennen kann bei sehr trivialen Prozessen möglich sein. Da die wenigsten Prozesse in Unternehmen trivial sind, gehen wir davon aus, dass wir einer Erklärung bedürfen. Und genau an dieser Stelle scheiden sich häufig die Geister: In welche Tiefe muss der BA in das Problem einstigen und wie weit ins Detail bei dem Lösungsansatz gehen?

Klar ist: Der Lösungsansatz muss vom BA kommen, denn nur er weiß, wie er den Prozess gerne hätte bzw. wie er korrekt ist. Im obigen Beispiel muss der Lehrer den Schülern sagen, dass sich eine Multiplikation in eine Summe umformen lässt. Das kennen die Schüler bereits. Der Lehrer würde ihnen also sagen:

5*3 = 5+5+5 = 15

Leider ist das falsch. Nicht das Ergebnis, aber der Rechenweg.

5*3 = 5+5+5 = 15

Denn der korrekte Rechenweg lautet:

5*3 = 3+3+3+3+3 = 15

Leider reicht es bei Prozessen nur selten, wenn lediglich das Ergebnis korrekt ist, denn die Zwischenergebnisse können auch weiterverwendet werden. Außerdem ist nicht gesagt, dass für alle möglichen Werte das Ergebnis immer stimmt.

Wir waren uns einig, dass der Rechenweg vom BA kommen muss. Macht es dann Sinn, dass der Entwickler diesen validieren und ggf. zig Testrechnungen durchführen muss, um die Richtigkeit zu gewährleisten? Würden das die Schüler der imaginären Schulklasse machen? Können diese überhaupt alle etwaige Abzweigungen/Konstellationen kennen. Was wäre, wenn wir von irrationalen Zahlen sprechen würden? Die sind den Schülern noch gar nicht bekannt. Aber wie sollten sie dann eine Testrechnung mit selbigen machen? Wenn als nächstes auf dem Lehrplan die Division stünde, welche in eine Multiplikation umgeformt werden kann, wären die Schüler dann in der Lage den Rechenweg dahingehend zu validieren, dass er später auch bei Divisionen funktioniert?

Ich bin der Meinung, dass dem nicht so ist und daher der BA sich entsprechend darum kümmern muss. Dagegen spricht ebenfalls, dass es im Sender-Empfänger-Modell immer zu Problemen kommen kann. Wenn ich beim Schach von einem Spielfeld rede, meine ich dann das gesamte Brett oder eines der 64 Felder? Je früher es dabei zu Missverständnissen kommt, desto weiter bewegt man sich von der Lösung weg. Denn wenn der BA nur kontrolliert, ob das Ergebnis 15 ist, dann könnte im Untergrund auch einfach 5+10 gerechnet worden sein.

Selbst kleine Ungenauigkeiten können in der Praxis grobe Probleme machen. Ob ich einen Rabatt entweder auf jede einzelne Position einer Rechnung anwende und dann summiere oder ob ich den Rabatt auf gesamte Rechnung anwende und dann auf die einzelnen Positionen verteile, ist ein großer Unterschied. In bestimmten Fällen können so Rundungsfehler entstehen, die am Schluss das Ergebnis verändern. Wenn ich zuerst 10% abziehe und dann wieder 10% dazu rechne, dann kommt eben nicht der ursprüngliche Betrag heraus.

Mit diesen Details müssen sich aus meiner Sicht die Business Analysten beschäftigen. In technische Lösungen einzusteigen, verlangt niemand. Genauso wenig erwarte ich, dass alles immer zu 100% durchdacht werden kann. Ich schließe auch nicht aus, dass die Entwickler Vorschläge für bessere Lösungen geben. Aber wenn es um die fachliche Problemanalyse und das Entwickeln eines Lösungsansatzes geht, dann ist das die Kernaufgabe der BAs.

Wie seht ihr das? Sind bei euch die Aufgaben klar getrennt? Funktioniert das bei euch? Oder übernehmen bei euch die Entwickler die Rolle Business Analysten?

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