Archiv der Kategorie: Misc

Einfachere Reisekostenabrechnungen für alle

Optimierung unserer Prozesse ist bei uns schon fast eine Leidenschaft, daher evaluieren wir regelmäßig neue Tools. Eines davon ist Einfach Reisekosten.

Unsere Anforderungen waren klar umrissen:

  • Skalierung auch mit 30 Mitarbeitern möglich
  • Reduzierung der benötigten Zeit pro Consultant auf 30 Minuten pro Monat
  • Reduzierung der Durchlaufzeit im Rechnungswesen
  • Auswertungen zur Kalkulation unserer Preise möglich
  • Einheiltung der immer aktuellen gesetzlichen Regelungen
  • Nice-to-Have: Integration in Debitoor (*)

*) Zu unserer Buchhaltungssoftware Debitoor kann ich gerne einen Artikel verfassen, wenn Interesse besteht. Schreibt mir einfach einen Kommentar.

Nach mehreren Tests, unter anderem dank des schnellen und freundlichen Supports, welcher uns einen Demo Team Account zur Verfügung gestellt hat, haben wir jetzt das Abo gebucht. Besonders gefällt uns, dass Entfernungen anhand von Google Maps automatisch berechnet werden und längere Projekte, in denen immer die gleichen Fahrten anfallen, mit wenigen Schritten erfasst werden können. Das Synchronisieren in Debitoor und die korrekte Zuordnung gemäß DATEV-Kostenrahmen funktioniert problemlos. Selbst so seltene Vorgänge wie das Erfassen von W-LAN Kosten, SIM-Karten, Vignetten, Fähren u.v.m. lassen sich damit abbilden. Durch die genaue Zeiterfassung werden die jährlich aktualisierte Pauschalen automatisch erfasst. Eine Reduktion durch Eingabe der gestellten Verpflegung z.B. von Frühstück im Hotel rundet das Ganze ab. Die Administration der Mitarbeiter scheint auf den ersten Blick auch keine Wünsche offen zu lassen.

Schwächen sehen wir aktuell noch im Zusammenspiel mit Debitoor. So findet kein Abruf des Kundenstamms statt, um den Kunden bzw. das Projekt in der Abrechnung per Auswahl erfassen zu können. Die PDF mit der Abrechnung würden wir darüber hinaus gerne customizen. Preislich wäre ein Rabatt mit steigender Mitarbeiterzahl wünschenswert.

Gerne ziehe ich Vorschläge vom Leser in Betracht. Postet diese in die Kommentare.

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ebuero leider nicht für alle geeignet

Kürzlich haben wir für uns den Dienst von ebuero evaluiert. Danke an dieser Stelle an Hans-Peter Schelian und Thomas Bandt für die Empfehlung.

Das Ziel war es, dass unsere Kunden 24/7 365 Tage im Jahr immer jemanden erreichen können – wohlgemerkt einen Menschen! Das muss nicht zwingend jemand sein, der sofort weiterhelfen kann, aber es sollte damit gewährleistet sein, dass der Anrufer darauf vertrauen konnte, dass sich um sein Anliegen asap gekümmert wird.

Mir hat besonders gefallen, dass unser Kunden immer Telefonistinnen aus der gleichen „Sekretärinnen-Gruppe“ bekommen hätten, sprich 3-4 Mitarbeiter von ebuero wären immer für unsere Anrufer zuständig gewesen. Dass diese bereits alle fließend Englisch sprechen, war ein weiterer  Pluspunkt. Gegen einen Aufpreis wären Muttersprachler möglich. Die Preise waren für mein Empfinden durchaus akzeptabel.

Leider konnten einige unsere must-have Anforderungen nicht erfüllt werden:

  • Freigabe von Nummernblöcken in der VIP-Liste: Leider müssen Nummern einzeln eingetragen werden. Bereiche der Form +49-721-1234-XXX, wie sie für größere Kunden notwendig sind, werden nicht unterstützt. Speziell hierfür fehlt mir das Verständnis, wieso das nicht möglich ist. Während des Schreibens fällt mir auf, dass es interessant zu wissen wäre, ob CSV-Dateien hochgeladen werden können. So ließe sich diese Einschränkung vielleicht umgehen.
  • Benutzerbezogene Benachrichtigungen sind nicht möglich, d.h. die Notifikation über einen Anruf geht an genau eine anzugebende E-Mail-Adresse. Eine Zuordnung zu der Person, die vom Kunden versucht wurde anzurufen, gibt es nicht. Eine Anpassung der E-Mail, um per Regeln in unserem Exchange die automatische Weiterleitung zu gewährleisten, ist ebenfalls nicht möglich.
  • Das direkte, automatisierte Weiterleiten der VIP Anrufer ist nicht möglich, sprich in jedem Fall landet der Kunde erst im virtuellen Sekreteriat.
  • Das Kalender-Sharing Feature, um der Sekretärin Zugriff auf die Termine von uns zu geben, um dem Kunden zu erwartende Rückrufzeiten zu nennen, unterliegt Einschränkungen, die ich hier nicht weiter aufzählen will.

 

Wenn ein Leser uns einen alternativen Dienst empfehlen kann, wäre ich dankbar. Gerne dürfen auch die Nutzer von ebuero hier Verbesserungsvorschläge in die Kommentare posten, da ich den Artikel meinem Ansprechpartner in der Hoffnung zusenden werde, dass diese Punkte noch verbessert werden.

Speedtests vom Coworking auf Teneriffa

Wie versprochen veröffentliche ich die Speedtests aus Teneriffa.

Im Apartment, welches ich über Airbnb gebucht habe, ist das Internet in Ordnung. Der Upload ist noch ausbaufähig und sporadisch treten Probleme mit Skype auf. Bisher konnte ich dies allerdings nur abends feststellen, was unter Umständen damit zu tun hat, dass dann viele gleichzeitig auf das Internet zugreifen. In der Regel klappen die Skype Telkos vormittags gut, Teamviewer funktioniert ebenfalls problemlos.

Speedtest Apartment

Speedtest Apartment (Test mit LAN)

 

Die Uploads meiner YouTube Videos oder die Downloads meiner Pluralsight Kurse führe ich dann trotzdem in den Büros durch. Das folgende Bild verdeutlicht warum.

Speedtest Büros

Speedtest Büros (Test mit LAN)

 

Weder zuhause noch im Coworking Space gab es bisher Ausfälle, wie ich sie fast regelmäßig mit Unitymedia zuhause habe. Die Firewall sind offensichtlich alle weit geöffnet, sodass ich bisher keinerlei Probleme hatte. Lediglich wie W-LAN Reichweite an beiden Orten ist ein wenig dürftig. In jedem Fall hat man direkten Zugang zum LAN.

Ich wette du hast nie geglaubt ich fahr, jetzt coworke ich schon ein Jahr auf Teneriffa

Lange war es ruhig in meinen Channels, was schlicht und ergreifend der vielen Arbeit in unserer neuen Firma co-IT.eu geschuldet war. Ich habe eine ganze Liste an Themen, die ich noch veröffentlichen will, aber starten werde ich mit Berichten aus Teneriffa – die Coworking Location meiner Wahl für den Monat März.

Was waren meine Beweggründe?

  • Die Zeit für Urlaub ist bei mir aktuell nicht gegeben, sodass ich eine urlaubsähnliche Umgebung angestrebt habe. Zudem schlägt mir das Wetter in Deutschland schon seit Jahren aufs Gemüt, sodass ich nach einer Möglichkeit gesucht habe dem künftig jährlich zu entfliehen.
  • Als Firma muss man mehr denn je für Mitarbeiter attraktiv sein, um beim War for Talent nicht den Kürzeren zu ziehen. Gepaart mit Ausflügen als Teambuilding Maßnahme planen wir kommendes Jahr für einige Tag hier her zu kommen. Vor Ort wollen wir Fachartikel schreiben, Social Media Content produzieren, Trainingsinhalte ausarbeiten und offene Diskussionen über Unternehmenswerte führen. Speziell letzteres ist meinem Verständnis nach für ein Startup elementar.
  • Effizienz: Bei meinen regelmäßigen Reflexionen sind mir Punkte aufgefallen, die primär das Thema Effizienz adressieren. Trotz Mehrarbeit – so scheint es mir – kommen am Ende weniger produktive Ergebnisse heraus. Der Wertstrom ist aber für mich persönlich die elementare Kennzahl, die stimmen muss. Wenn das nicht der Fall ist, muss am bestehenden System etwas geändert werden. Wer sich mit Effizienz beschäfigt, wird früher oder später über die Eisenhower-Matrix, die Theory of Constraints und vielleicht auch über das Standardwerk von Stephen Covey stolpern. In einem weiteren Beitrag werde ich hierauf noch eingehen.
  • Entschleunigung: Zwangsläufig musste ich mich nach dem Erkennen der obigen Probleme auch mit dem Thema Entschleunigung auseinander setzen.Dies gelingt am besten in einer neuen Umgebung. Bekanntlich haben unsere Nachbarn aus dem Süden diesbezüglich eine andere Mentalität als wir Deutschen. Deshalb bin ich gespannt, was ich hier für mich mitnehmen kann.

Wie wollte ich das lösen?

  • Zunächst einmal raus aus der alltäglichen Umgebung, raus aus der Telefonhölle und der täglichen Klein-Klein-Arbeit.
  • Weg, aber nicht zu weit weg, sodass ich, sollte ich künftig im Winter für 2-3 Monate in den Süden entfliehen, im Zweifel auch schnell für wichtige Meetings oder private Notfälle zuhause sein könnte.
  • Warm, aber nicht zu warm, denn bei der feuchtwarmen Hitze wie sie in Thailand oder der Dominikanischen Repulibik vorherrscht lässt es sich nicht mehr gut arbeiten.
  • Schnelles Internet ist die Grundvoraussetzung in meinem Beruf. Ich wollte mich nicht auf verkäuferähnliche Aussagen verlassen, sodass ich in meinem Bekanntenkreis nach Kontakten gesucht habe, die mir aus erster Hand von den Bedingungen vor Ort erzählen konnten.
  • Separate Büros standen ebenso auf meinem Zettel, da das Arbeiten in der Wohnung zwangsläufig wieder zur Mehrarbeit führen würde.

Was habe ich also gemacht?

Ich habe meine 7 Sachen gepackt, dazu jegliche Art der Elektronik und bin mit einer guten Freundin, die ebenfalls in der IT-Branche bei unserer befreundten Firma inovex arbeitet, nach Puerto de la Cruz in Teneriffa geflogen. Die Büros im Coworking Space kosten pro Monat 200€. Nach inzwischen 7 Tagen hier kann ich sagen, dass es sich problemlos produktiv arbeiten lässt.

In meiner Playlist auf YouTube könnt ihr das Experiment verfolgen. Inzwischen kam mir zu Ohren, dass Ralf Westphal zu dem Thema schon in der dotnetpro geschrieben hat. Den Artikel werde ich lesen, sobald ich wieder Zugriff auf den Leserbereich habe (danke Chris für den Hinweis!). Zum Bericht über das Internet vor Ort geht es hier.

Eine kleine Notiz am Rande: Den Beitrag habe ich nach dem Ansatz „Start with why“ von Simon Sinek verfasst.

Vorlage zum Antworten bei unberechtigten Mahnungen

Kürzlich erhielt meine Oma ein Mahnschreiben der Sirius Inkasso GmbH, vertreten durch die Fachanwälte Wagner, Pauls und Kalb, welche eine Forderung der Communication Services Tele2 GmbH eintreiben wollten. Die Mahnung war in ihrem Fall völlig ungerechtfertigt und höchst fragwürdig, vermutlich Teil einer größeren, breit angelegten Abmahnwelle:

 

mahnung.

 
Ich habe mir daraufhin die Mühe gemacht und entsprechende Informationen für ein Antwortschreiben zusammengetragen. Darüber hinaus habe ich meinen Lieblingspassus aus dem Datenschutzrecht (zum Blog Post) angehängt, um denen – salopp gesagt – ans Bein zu pissen.

Meiner Meinung nach sollte man immer auf solche Schreiben antworten – idealerweise per Einschreiben. Im vorliegenden Fall habe ich das jedoch per E-Mail gemacht. Gerne könnt ihr die Vorlage nutzen, aber wie immer ohne Gewähr! Die Stellen, die ihr mit eigenen Angaben ausfüllen müsst, habe ich entsprechend markiert. Streicht ggf. die Passagen, die nicht passen sollten. Und wenn keine Antwort kommt, zögert nicht das an den Datenschutzbeauftragten des Bundeslandes des Inkassobüros weiterzuleiten. So etwas kann – leider sehr langsam – am Ende sehr teuer für die werden.

 

Sehr geehrte Damen und Herren,

bezugnehmend auf Ihr Schreiben vom {{Datum}} teile ich Ihnen hiermit mit, dass ich bezüglich Ihres Mahnschreibens sowohl die Hauptforderung als auch Ihren Anspruch auf jegliche Inkassokosten vollumfänglich bestreite.

Ich weise darauf hin, dass Ihrem Schreiben eine Bevollmächtigung im Original seitens Ihres Mandanten für den Inkassoauftrag gem. § 174 BGB nicht beilag.

Zudem befindet sich in Ihrem Schreiben keine Originale Abtretungsurkunde gem. § 410 BGB bei.

Außerdem möchte ich darauf hinweisen, dass eine Angabe des Rechnungsdatums fehlt. Falls das Rechnungsdatum der Tag des Vertragsabschlusses war, ist die Forderung sowieso verjährt, da seither bereits 3 Jahre verstrichen sind.

Eine ladungsfähige Anschrift des Forderungsstellers geht aus Ihrem Schreiben nicht hervor. Solange Sie Ihre Mandantin bzw. den ursprünglichen Forderungssteller nicht gegenüber mir als rechtsfähige, bestimmbare Partei identifizieren, bestreite ich schon Ihre Aktivlegitimation zur Beitreibung der Forderung.

Wie bereits ausgeführt, wird daher die Forderung vollumfänglich bestritten. Dies haben Sie dem Forderungssteller mitzuteilen. Forderungen, die weder qualifiziert dargelegt noch in der Sache begründet sind, und die dem Forderungssteller daher nicht zustehen, werde ich nicht begleichen.

Einem gerichtlichen Mahnbescheid werde ich fristgemäß widersprechen. Von weiteren Mahnschreiben an meine Adresse ist Abstand zu nehmen. Die bei unseriösen Inkassobüros übliche Taktik, mit fortwährenden Mahnbelästigungen die Zahlung eines ungerechtfertigten Anspruchs zu erreichen, verfängt bei mir nicht.

Ich warne unter Hinweis auf § 28a BDSG eindringlich vor widerrechtlicher Weitergabe meiner Daten an die SCHUFA oder andere Datenbanken. Eine solche ungerechtfertigte Maßnahme werde ich mit einstweiliger Verfügung sowie ggf. Schadenersatzforderungen aus § 824 BGB sowie mit Beschwerde an den zuständigen Landesdatenschutzbeauftragten beantworten.

Sie haben mir den Zugang des Schreibens sowie die Unterlassung weiterer Mahnschreiben in dieser Sache zu bestätigen. Hierfür habe ich mir eine Frist bis zum {{14 Tage ab Schreiben}} notiert. Andernfalls erfolgt umgehend Beschwerde bei der für Ihre Zulassung zuständigen Stelle.

Darüber hinaus fordere ich Sie außerdem auf, wie im § 19 BDSG Abs. 1 vorgesehen, mir mitzuteilen, welche Daten Sie über mich gespeichert haben, aus welcher Quelle Sie diese Daten haben und an wen Sie diese Daten weitergegeben haben. Des Weiteren erwarte ich, dass, gemäß § 20 BDSG Abs. 2, meine Daten gelöscht werden. Wenn dies aufgrund eines Gesetzes nicht möglich ist, sind die Daten zu sperren (vgl. §20 BDSG Abs. 3). Sollten Sie der Aufforderung nicht nachkommen, behalte ich mir vor die Sache beim Datenschutzbeauftragten Ihres Bundeslandes einzureichen

Quelle: https://www.antispam-ev.de/wiki/Antwortbrief_gegen_ungerechtfertigte_Inkassoforderung

Gewährleistung und das Übel mit der Beweislastumkehr

Disclaimer
Dieser Beitrag entspricht meiner privaten Recherche und darf nicht als rechtlich verbindend angesehen werden. Es soll eher als Einstieg in das Thema dienen, um einen groben Überblick zu kriegen.

Abgrenzung Garantie und Gewährleistung
Zuerst einmal ist zu beachten, dass Gewährleistung nicht gleich Garantie ist. Viele denken, dass es sich bei den Begriffen um das Gleiche handelt, jedoch ist die Garantie nur eine freiwillige Leistung des Verkäufers, zusätzlich zur gesetzlich geltenden Gewährleistungspflicht.
„Mit der Garantie sichert der Verkäufer eine unbedingte Schadensersatzleistung zu, während die Gewährleistung eine zeitlich befristete Nachbesserungspflicht bei Mängeln beschreibt.“

Gewährleistungszeit
Normalerweise gilt die Gewährleistung 2 Jahre ab Übergabe der Kaufsache, jedoch kann die Frist auch verkürzt bzw. sogar ausgeschlossen werden. Zu unterscheiden ist v.a. zw. Neuware und gebrauchter Ware und zw. Unternehmer und Privatpersonen.

Neuware

Unternehmer verkauft an Unternehmer Gewährleistung kann auf 1 Jahr verkürzt werden
Unternehmer verkauft an Privatperson 2 Jahre, keine Verkürzung möglich
Privatperson verkauft an Privatperson Gewährleistung kann auf 1 Jahr beschränkt werden


gebrauchte Ware

Unternehmer verkauft an Unternehmer Gewährleistung kann ausgeschlossen werden
Unternehmer verkauft an Privatperson Gewährleistung kann auf 1 Jahr verkürzt werden
Privatperson verkauft an Privatperson Gewährleistung kann ausgeschlossen werden

 

Beweislastumkehr
Beim Verbrauchsgüterkauf (Privatperson ist der Käufer, ein Unternehmen ist Verkäufer) ist zu beachten, dass der Verkäufer in den ersten 6 Monaten im Falle eines Mangels beweisen muss, dass dieser nicht schon beim Verkauf vorlag. Nach den 6 Monaten tritt die Beweislastumkehr in Kraft und der Käufer muss beweisen, dass der Mangel bereits beim Verkauf vorhanden war. Obwohl Privatpersonen also rechtlich 2 Jahre Gewährleistung zustehen, wird es nach 6 Monaten schwierig diese in Anspruch zu nehmen. Denn um den benötigten Nachweis zu erbringen, bedarf es in der Regel ein spezielles Gutachten.

Handelt es sich bei dem Käufer um ein Unternehmen, so wird davon ausgegangen, dass man sich mit dem Kauf von Waren auskennt und deshalb die Ware direkt begutachten und etwaige Fehler gleich reklamieren kann. Sprich hier gilt die Beweislastumkehr sofort bzw. spätestens nach 14 Tagen.

Bei Verkäufen unter Privatpersonen liegt die Beweislast immer beim Käufer.

Fazit
Die Gewährleistungspflicht hilft Privatpersonen nur in den ersten 6 Monaten. Besser ist es beim Kauf auf eine möglichst lange Garantie seitens des Herstellers zu achten. Persönlich habe ich außerdem die Erfahrung gemacht, dass ein entsprechend kulanter Verkäufer wie Amazon in solchen Fällen sehr hilfreich sein kann. Mit Cyberport habe ich hingegen sehr schlechte Erfahrungen gemacht.

Quellen

Should I stay or should I go: Wechselmotive analyisieren

In unserem Video, welches sich an Bewerber für die co-IT.eu GmbH richtet, sprechen wir das Thema Wechselgründe an. Die folgende Linksammlung soll euch bei eurer Entscheidung helfen.

 

 

Wir werden die Liste kontinuierlich erweitern, sofern wir gut Artikel finden. Der geneigte Leser kann gerne weitere Vorschläge einreichen oder von seinen Erfahrungen berichten.

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