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Mitarbeitergespräche – Nutzen für den Vorgesetzten

Das aus meiner Sicht wichtigste Instrument in der Personalführung “Mitarbeitergespräche” ist aktuell das Thema in der Firma heco. Katrin Stockinger, eine ehemalige DH Studentin, schrieb letztes Jahr dazu ihre Bachelorthesis. Die Vorgesetzten werden nun, nachdem sie die Weisheiten dieser tollen Arbeit lesen durften, von ihrer ehemaligen Dozentin bei uns inhouse geschult. Nachdem ich – wie ich hoffe – das Instrument bereits seit geraumer Zeit erfolgreich implementiere, möchte ich in diesem Blogeintrag nochmal auf die zentrale Bedeutung eingehen.

Da das Gespräch zwischen zwei Personen stattfindet, können sich 3 positive Effekte ergeben:

  • Der Vorgesetzte erledigt seine Aufgaben besser
  • Der Mitarbeiter erledigt seine Aufgaben besser
  • Das Verhältnis zwischen den Personen und deren gemeinsame Arbeit wird verbessert

Der Erfolg einer Abteilung hängt ohne Frage Großteils von der Führungskraft ab. Wenn der Vorgesetzte nicht in der Lage ist die Unternehmensziele in entsprechende Abteilungsziele zu überführen und diese klar zu kommunizieren, dann kann ein Mitarbeiter noch so schnell rennen; wenn er nicht in die richtige Richtung läuft, kommt er nie an.

Deshalb ist ein Mitarbeitergespräch gerade für den Vorgesetzten eine große Chance Feedback einzuholen, um seine Fähigkeiten auszubauen und zu optimieren. Die Erfahrung zeigt, dass vor allem zwei Punkte immer wieder von den Mitarbeitern genannt werden:

Aufgabenstellung spezifischer formulieren: Dieses Feedback habe ich auch einmal selbst von einem Azubi bekommen. Viele Vorgesetzte denken jetzt vielleicht, dass diese Aussage in nahezu allen Fällen berechtigt ist. Allerdings bin ich der Meinung, dass man dem Mitarbeiter möglichst viel Freiraum bei Aufgaben lassen sollte, damit dieser zu seiner eigenen, maximalen Selbstständigkeit findet. Das kann auch bedeuten, dass man sie erst einmal zu diesem vermeintlichen Glück zwingen muss, sprich sie selbstständig machen muss. Eine Aufgabe ist richtig formuliert, wenn man den gewünschten Endzustand unmissverständlich und vollständig formuliert hat. Der Mitarbeiter selbst bestimmt die Wege und Werkzeuge dazu. Stehen ihm diese nicht zur Verfügung oder findet er selbst den Weg nicht, dann kann immer noch der Abteilungsleiter um Hilfe gebeten werden.

Mehr Freiraum: Wenn ein Mensch sich entwickeln soll, benötigt er Freiraum. Es wundert mich also nicht, dass auch dieser Punkt ein häufig geforderter ist. Persönlich freut es mich, dass hier meine Kollegen in der IT wunschlos glücklich zu sein scheinen. Ohne Freiraum gibt es auch kein Delegieren, sondern lediglich zeitaufwendiges Zuweisen von Aufgaben, mit denen sich der Bearbeiter nicht identifiziert. Wichtig ist in dem Kontext natürlich, dass ein Mitarbeiter weiß, für was er zuständig ist, welche Befugnisse er in dieser Problemdomäne hat und wann er sich beim Vorgesetzten absichern muss. In unserer IT liest deshalb jeder Mitarbeiter das Buch übers Affenmanagement. Klein, praktisch, gut!

 

Stichwortartig will ich hier noch einige wichtige Punkte nennen, die in der ein oder anderen Form vielleicht auch vom Vorgesetzten selbst angesprochen werden können, um den Mitarbeiter zur aktiven Mitgestaltung anzuregen:

  • Probleme des Mitarbeiters mit Kollegen innerhalb und außerhalb der Abteilung
  • Neue Tätigkeitsfelder, die der Mitarbeiter gerne erschließen würde
  • Vorschläge zur Leistungssteigerung im eigenen Bereich
  • Das Verhalten des Vorgesetzten gegenüber dem Mitarbeiter vor seinen Kollegen

Wie man sieht, werden hier essentielle Themen besprochen, die sich mit Sicherheit auf das Arbeiten und schlussendlich die Leistung in der Abteilung auswirken werden. In diversen Bücher findet man dazu auch gute Bewertungsbögen für den Vorgesetzten. Das ist auch der einzige Fall, in dem ich einen Bewertungsbogen empfehle. Bewertungsbögen für die Leistung der Mitarbeiter halte ich hingegen für falsch.

 

In meinem nächsten Beitrag befasse ich mich dann mit dem Nutzen für den Mitarbeiter.

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Meine Top 7 CIO Topics der nächsten Monate

Ständig liest man von den Zukunftsprognosen diverser Institute wie der Bitkom oder von den kommenden Projekten diverser CIOs großer bis sehr großer Firmen. Hingegen sind Artikel zu den Themen, die die CIOs in KMUs beschäftigen, eher rar. Deshalb habe ich mich entschlossen unsere Projekte und Schwerpunkte der nächsten 12 Monate wiederzugeben:

Social Media:

Trotz unserer Größe (ca. 80 Mitarbeiter) und unserer weniger IT-affinen Branche (Edelstahl) stehen die nächsten 12 Monate ganz im Zeichen des aktuellen Hype Themas Social Media. Intern wollen wir primär das Thema Wissensmanagement in unserem auf SharePoint basierendem Intranet mit Blogs und Wikis aufgreifen. Extern wollen wir v.a. Twitter, Xing und Facebook einsetzen, um unsere Unternehmensstrategien zur Kommunikation, Mitarbeiterakquise, Kundenbindung und zum Marketing bzw. zur Imagebildung zu verstärken respektive zu erweitern. Ein Ansatz hierfür ist z.B. eine Umfrage unter unserer Facebook Fangemeinde, die über neue Funktionen für unsere Homepage (vgl. nächstes Projekt) abstimmen kann. Rückenwind erhält die IT durch eine sehr große Gruppe von ca. 15 Digital Natives, sowie der Geschäftsführung selbst. Nicht zu kurz kommt dabei das “Abholen” und Schulen der Mitarbeiter (vgl. übernächstes Projekt).

Webseite:

Ohne einen Webauftritt geht heutzutage gar nichts mehr. Obwohl wir hier gut aufgestellt sind, werden die nächsten 12 Monate richtig spannend: Unter anderem stehen ein neues Kundenportal (myheco), eine noch stärkere Zusammenführung von Website und unserem hauseigenen ERP (z.B. die direkte Anfrageübernahme), sowie ein Online Shop auf der Agenda. Darüber hinaus werden unsere sehr gefragten Datenblätter (über 3000 Downloads im Monat) um geniale Neuerungen ergänzt. Aber die vermutlich wichtigste Neuerung dürfte der verstärkte Ausbau der Mehrsprachigkeit sein, welcher mit der internen Internationalisierung unserer ERP-Lösung einhergeht. Kleine Anmerkung am Rande: Ich will demnächst hierzu eine auf .NET basierende Bibliothek als Open Source Projekt frei zur Verfügung stellen! Wenn sich überraschenderweise herausstellen sollte, dass wir frühzeitig mit den Projekten fertig werden, dann ist bereits eine mobile App angedacht. Ein interessantes Thema, allerdings für uns noch nicht in dem Maße relevant, wie es in anderen Branchen der Fall ist.

Abholen der Mitarbeiter:

Die IT ist ein Dienstleister. Das sollte inzwischen bei allen IT Leitern angekommen sein. Wir werden diesem Paradigma gerecht, indem wir regelmäßig unsere Mitarbeiter schulen und informieren. So wird es in den nächsten 12 Monaten verstärkt Schulungen in den Bereichen Social Media (wie sichere ich mein Facebook Profil ab, wie verhalte ich mich im Web 2.0) und Sicherheit (Dos und Don’ts) geben. Aber auch die IT selbst wird wöchentlich in fachabteilungsübergreifenden Geschäftsprozessen durch den Geschäftsführer persönlich geschult, um der Rolle als sogenannter Business Enabler noch besser gerecht zu werden. Des Weiteren machen wir halbjährlich Umfragen bzgl. der Zufriedenheit mit der IT. Last but not least geben wir streng nach dem Motto “mehr Transparenz für ein besseres Verständnis” im sechs Monatsrhytmus einen Ist-Soll-Abgleich für die immer ein Jahr im Voraus geplanten Großprojekte der Administration, von denen die Anwender direkt und im stärkeren Umfang betroffen sind, heraus. Ich will an dieser Stelle anmerken, dass ich hiermit keinesfalls Projektmanagement mit weitreichender und starrer Planung (Stichwort Wasserfallmodell in der Softwareentwicklung) gutheiße.

Virtualisierung:

Während wir immer wieder Cloud Computing für uns evaluieren, ist Virtualisierung bei uns inzwischen nicht mehr wegzudenken. Die nächsten 12 Monate werden wir nutzen, um auch die letzten Server, bei denen dies möglich ist, noch zu virtualisieren, um den Return on Investment zu steigern und die Systemlandschaft zu konsolidieren.

Sicherheit:

Das wichtigste Projekt in der Administration wird das Thema Sicherheit in all seinen Facetten sein. Neben der zuvor erwähnten Schulung der Mitarbeiter, gibt es eine Vielzahl an Punkten, die hier abzuarbeiten sind: Backupkonzepte, Notfallstrategien, Firewalls, usw.. Dabei wollen wir es vor allem den Anwendern leicht machen, um die Reaktionszeit der IT zu verkürzen. So führen wir eine spezielle Seite im Intranet ein, die kurz und prägnant eine Anleitung samt Kontaktdaten enthält. Zusätzlich wird mit jeder Abteilung ausgiebig besprochen, welche Daten und Programme essentiell und welche Ausfallzeiten annehmbar sind. Am Ende steht ein sogenannter Disaster Recovery Plan, der jährlich neu evaluiert wird. Entsprechende Ausfall- und Wiederherstellungstests werden je nach Notwendigkeit im 3-, 6- oder 12-Monatstakt durchgeführt. Von den IT-lern wird jeder Einzelne (also nicht nur die Admins) in diesen Prozessen geschult. Auch in der Web- und Softwareentwicklung werden wir nochmal diverse Funktionalitäten auf den Prüfstand stellen! In diesem Kontext überlegen wir, ob wir einen externen Dienstleister ins Boot holen, um unsere Webseite auf Schwachstellen abzuklopfen. Zu guter Letzt geht das Ganze auch mit einer kritischen Betrachtung durch unseren Datenschutzbeauftragten einher.

Outsourcing:

Ich kann mir schon vorstellen, wie gerade ein Raunen durch die Blogosphäre geht. Aber im Gegensatz zu der ein oder anderen Firma, die Arbeitsplätze ins Ausland verlagert, geht es bei uns darum mit externen Dienstleistern aus Deutschland Projekte schneller umzusetzen und dabei noch Geld einzusparen. Obwohl wir bereits mehrfach erfolgreich auf externe IT-ler gesetzt haben, wollen wir das in den nächsten Monaten noch häufiger tun. Im Gegenzug sollen Schulungen und Konferenzbesuche dezimiert werden. Jeder dürfte das damit einhergehende Problem kennen, dass der Teufel immer im Detail steckt und dass das Gelernte sich immer nicht auf das konkrete Problem anwenden lässt. Deshalb finde ich – speziell in Anbetracht der Möglichkeiten mit Skype und Teamviewer – das kurzfristige Hinzuziehen von Spezialisten äußerst hilfreich. Quasi die Just-in-time-Lieferung für die IT Branche. Speziell im Bereich der Softwareentwicklung kann hier massiv an Zeit eingespart werden, wenn man Architekturentscheidungen nochmals von Dritten in Frage stellen oder sich bei sogenannten “Code Smells” Ratschläge geben lässt. Ebenfalls ein gutes Szenario für neue Technologien sind kleine, nicht ausprogrammierte Prototypen, die man dann als Gerüst für den weiteren Ausbau verwenden kann. Inzwischen kann ich behaupten, dass ich ein regelrechter Fan von diesen kleinen, aber regelmäßigen Online Meetings bin.

Mitarbeitergespräche:

Jeden Monat greife ich die Thematik Mitarbeitergespräche als eines meiner Lieblingsthemen in diesem Blog auf. Und wie ich meine zu Recht, da ich es für das wahrscheinlich wertvollste Instrument zur Mitarbeiterführung halte. Für mich ist das Thema immer noch zu selten auf der Agenda von CIOs oder – wenn es denn auf der Agenda steht – ist es für die Meisten eine lästige Pflicht für den Vorgesetzten, die es ohnehin nicht richtig umsetzen. Da ich bereits mehrere Artikel dazu geschrieben habe, werde ich jetzt nicht weiter darauf eingehen. Jedoch sei dieses Mittel jedem CIO, egal bei welcher Abteilungsgröße, ans Herz gelegt.

Meine Quintessenz zum Thema Mitarbeitergespräche

Das Thema Mitarbeitergespräche hat mich die letzten Monaten verstärkt beschäftigt. Ich habe viele Bücher und Artikel dazu gelesen, ich habe mit vielen Kollegen sowohl intern, als auch extern darüber diskutiert, ich habe natürlich Mitarbeitergespräche geführt und ich wurde durch unsere DHBW Studentin im Rahmen ihrer Bachlorthesis dazu befragt.

Die folgenden Punkte sind meine persönlich Quintessenz zu diesem sehr spannenden und wichtigen Thema. Ich will noch Anmerken, dass dies meine Erfahrungen im Rahmen meiner Arbeit bei einer mittelständischen Firma mit einer sehr überschaubaren IT sind.

  • Vertraulichkeit: Es sollte von Anfang an klar geregelt sein, was von dem Besprochenen in welcher Form an Dritte (z.B. den eigenen Vorgesetzten) weitergegeben wird. Meiner Ansicht nach sollten das nur die Zieldefinitionen sein. Ich persönlich spreche mich klar gegen ein Dokument aus, welches in die Personalakte fließt, wenn es Bewertungen gemäß dem Schulnotensystem enthält, da Mitarbeitergespräche innerhalb einer vertraulichen Atmosphäre stattfinden müssen. Bietet man dem Mitarbeiter keinen Wohlfühlraum an, wird das Ziel, nämlich der ehrliche Gedankenaustausch, sowieso verfehlt.
  • Benotungen sind Gift. Außerdem sind sie meiner Ansicht unnötig, unzweckmäßig und ggf. kontraproduktiv. Warum? Zum einen bieten solche Noten gar nicht die nötigen Abstufungen um die feingranulare und detaillierte Bewertung des Faktors Arbeit zuzulassen. Zum hat der Vorgesetzte eine genaue intrinsische Meinung darüber, wie ‚gut‘ oder ’schlecht‘ ein Mitarbeiter ist. Das ist ein rein subjektives Empfinden, das viel mit Gespür für den einzelnen Mitarbeiter zu tun hat.
  •  Regelmäßige Kommunikation: Mitarbeitergespräche sind als großes Ganzes zu verstehen, die die vielen kleinen Gespräche (wie sie idealerweise in einer lebendigen Abteilung täglich oder wöchentlich vorkommen) aufgreifen und denen sie einen strategischen Kontext geben. Das ist ein essentieller Punkt: Ein Mitarbeitergespräch ersetzt die ständigen und kontinuierlichen, meist themaspezifischen Gespräche nicht! Ganz im Gegenteil: Die meisten Mitarbeiter wollen viel häufiger Rückmeldung, v.a. genau dann, wenn sie etwas besonders gut oder schlecht gemacht haben. Mein Gesamteindruck ist, dass fast jeder Mitarbeiter sich mehr Feedback bzw. Input wünscht. Das gilt umso mehr, je jünger der Mitarbeiter ist. Gerade Azubis benötigen meiner Meinung nach mindestens 1x im Monat Rückmeldung, eher mehr. Die Auszubildende wollen die Gedanken und Meinungen des Vorgesetzten hören und das nicht nur zur eigentlichen Arbeit, sondern auch zur eigenen Person. Wenn man sich speziell für so ein Gespräch pro Monat 30 Minuten Zeit reserviert, dann hat das auch eine gewisse Signalwirkung an den Azubi. Nichtsdestotrotz werden richtige Mitarbeitergespräche benötigt, da die Intension und die Möglichkeiten ganz andere sind. Das Ganze hat einen formalen Charakter.
  • Ziele: Zielvereinbarungen bzw. auch das Überprüfen der Zielerreichung sind das Wichtigste am ganzen Gespräch. Neben der Tatsache, dass die Aufstellung derer die Grundlage für Gehaltsempfehlungen und –verhandlungen bildet (und zwar für beide Parteien), sind Zieldefinitionen maßgeblich, damit der Mitarbeiter sich weiter entwickeln und wachsen kann. Und das ist es letztendlich, was man mit einem Mitarbeitergespräch erreichen will: Der Mitarbeiter soll sich entwickeln und dadurch produktiver werden!
  • Aufwand: Der Aufwand für den Vorgesetzten ist enorm, wenn das Werkzeug Mitarbeitergespräch der Personalführung produktiv und positiv verlaufen soll! Ich habe für mich eine Art Tagebuch geführt, in welches ich wöchentlich meine Gedanken festgehalten habe. Ich vermeide absichtlich den Begriff Leistung, da ich auch Dinge wie den Umgang mit Kollegen oder Einschätzungen der Wesenszüge eintrage. Wichtig dabei ist, dass man nur regelmäßige Arbeitsmuster und nicht einmalige Aktionen (seien sie positiv oder negativ) festhält. Das ist natürlich ein erheblicher Zeitaufwand, den ich als Vorgesetzter aber durchaus wieder reinholen kann, wenn mein Mitarbeiter dadurch z.B. schnell eigenständig wird und kontinuierlich gute, verlässliche Arbeitet leistet. Wie vor kurzem ein Bekannter aus einer anderen Firma zu mir gesagt hat: “Wenn meine Mitarbeiter mich nicht mehr brauchen, habe ich meine Aufgabe als Vorgesetzter richtig gemacht.” (lest euch unbedingt dazu dieses Buch durch!). Neben dem Tagebuch habe ich (und auch der Mitarbeiter!) natürlich noch einen typischen Leitfaden, wie man ihn zur Genüge im Internet oder aus der Fachliteratur findet, verwendet.

Das sind meine 5 wesentlichen Punkte. Es gibt sicher noch viele andere Elemente, die es wert sind angesprochen zu werden, aber das würde den Rahmen sprengen.

Eine Anmerkung hätte ich noch: Neben den großen, zentralen Vorteilen bringen Mitarbeitergespräche viele weitere, kleinere Goodies mit. Beispiel: Oftmals wird man informiert, dass der Mitarbeiter mit dem Gedanken des Firmenwechsels spielt (wenn man den angesprochenen Wohlfühlraum geschaffen hat!). Hier bietet sich an, dass man ggf. schon zusammen mit dem Mitarbeiter einen Lösungsweg bespricht, um die Rahmenbedingungen für dessen Erhalt zu schaffen oder aber einen Nachfolger rechtzeitig nachzuziehen.

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