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Aus der Praxis – Wie sich unser Unternehmen durch Social Media verändert hat

Social Media ist nur ein Trend

Ich bin vor einigen Monaten aus unserer Social Media Gruppe (meine früheren Berichte zu unserer Arbeit) ausgetreten. Nicht weil ich darin keinen Sinn mehr gesehen oder weil ich nichts mehr hätte beisteuern können. Vielmehr liegen meine Stärken mehr darin Ideen zu entwickeln und einzuführen, als diese bis zum Schluss zu begleiten. Schluss bedeutet hierbei bis die letzten Kollegen „überzeugt“ wurden. Die Autorinnen Rising Linda und Mary Lynn sprechen in ihrem tollen Buch Fearless Change von sogenannten “Innovators” und “Early Adopters”  (einen Einführungs-Podcast dazu gibt es hier). Mit Laggers werden übrigens Persönlichkeitstypen bezeichnet, die nicht zu überzeugen sind. Dazwischen reihen sich die Early Majority und Late Majority ein.

Nachdem vor kurzem die Gruppe überein kam sich aufzulösen, sprach mich eine Kollegin an. Sie ist der Meinung, dass viele Ideen respektive Ansätze dabei sind, bei denen es sich lohnt diese weiterzuführen. Zum Beispiel unsere Textwerkstätten. Sie wollte wissen, wie ich über die Entscheidung denke und ob ich einen Vorschlag hätte, um die Gruppe neu auszurichten. Vor allem da sich die bisherigen Ergebnisse sehen lassen konnten und sie die Art der interdisziplinären Kollaboration im Vergleich zur (homogenen) Abteilungsarbeit spannend fand.

Nun wird der ein oder andere Leser vermutlich denken: Das war doch klar. Social Media und Unternehmen passen nicht zusammen. Das ist ein vorübergehender Trend, den jeder früher oder später abhaken muss!

Halte an deinen Zielen fest, bleibe dabei aber flexibel

Mein Sicht darauf war dann doch eine andere, was ich meiner Kollegin wie folgt erklärt habe: Das Ende der Social Media Gruppe ist lediglich dem Namen und der Beschränkung auf eine festgelegte Personengruppe geschuldet. Die Idee dahinter hat längst bei uns Wurzeln geschlagen. Denn inzwischen machen wir unternehmensweite Open Spaces, bei denen die “Lehrer” und “Schüler” Rollen kontinuierlich wechseln und die Agenda von allen Mitarbeitern mitbestimmt wird. Am Vormittag erzählt noch der Kollege aus Berlin umfassend über ein neues Produkt und die Kollegin aus Nürnberg hört zu, am Nachmittag werden die Rollen getauscht und die Kollegin referiert über Werkstoffe und deren Einsatzszenarien.

Die Meetings unserer Marketing- & Einkaufs-Abteilung sind inzwischen für alle geöffnet. Durch gezielte Einladungen abteilungsfremder Kollegen soll das gefördert werden. Themen- und Projektvorschläge werden in den Wochen zuvor von allen Mitarbeitern im Wiki zusammengetragen. Jedem „Stakeholder“ ist freigestellt Input zu liefern.

Ein weiteres Beispiel ist unser Arbeitsplatztausch, bei dem jeder Mitarbeiter mindestens 1x jährlich in eine andere Abteilung wechselt, um über den eigenen Tellerrand hinaus zu schauen. Und natürlich schreibt der Kollege seinen Erfahrungsbericht in unseren Corporate Blog. Stephan ist übrigens kein Mitglied der Social Media Gruppe! Damit ist er einer von vielen, die bereits gebloggt haben.

Mir fallen auf Anhieb noch viele weitere Ausprägungen ein, doch unser Erfolg zeigt sich meiner Meinung nach am besten darin, dass ich kürzlich beim Vorbeigehen nicht umhin kam zu hören, wie der Einkaufsleiter in Nöttingen am Telefon einer Kollegin aus Frankfurt wie selbstverständlich mitteilte: “Das kannst du alles im Wiki nachlesen und dann ggf. ergänzen”. Dass der Einkaufsleiter noch ein paar Wochen zuvor seine Mitarbeiterin – selbige ist Teil der Social Media Gruppe und daher bestens geschult im Umgang mit dem Wiki – gefragt hat wie der Inhalt einzupflegen ist, brachte mich dann doch zum Schmunzeln. Mit einem Video zur Integration der Wiki-Inhalte in unser Warenwirtschaftssystem habe ich die Vernetzung bei uns bereits illustriert.

Neben einigen weiteren Beispielen wies ich meine Kollegin noch darauf hin, dass sie selbst erst kürzlich gegenüber dem Vorgesetzten den Wunsch geäußert hat in ihrer Abteilung regelmäßige Retrospektiven zur Verbesserung der Prozesse umzusetzen. Ebenfalls ein Ansatz, den wir bei der Social Media Gruppe einsetzten.

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Quelle: http://pixabay.com/de/baum-struktur-netzwerke-internet-200795/

Fazit:

Nur diejenigen, die Social Media nicht auf Werkzeuge wie Facebook und Twitter reduzieren, sondern die Ansätze und Gedanken dahinter verstehen, können das der Sache inhärente Potential nutzen. Die Schulungs-Agenda sollte eben nicht mehr nur vom Abteilungsleiter definiert oder Geschäftsprozesse durch die Geschäftsleitung festgelegt werden. Stattdessen muss sich eine Kultur etablieren, bei der die Fähigkeiten aller genutzt werden und das Wissen der Masse kontinuierlich geteilt wird. Dadurch entsteht eine Lernkultur, bei der Informationen nach Belieben beigesteuert und herausgezogen werden können. Social Media ist insofern auch keine neue Idee, jedoch sind inzwischen viele digitale – teils populäre, teils weniger bekannte – Werkzeuge auf dem Markt. Mit dem inzwischen signifikanten und noch weiter steigenden Anteil der sogenannten Wissensarbeit ist nicht mehr die Frage, ob man auf den Zug aufspringen sollte. Die Herausforderung liegt darin die passenden Werkzeuge zu evaluieren und eine entsprechende Unternehmenskultur zu etablieren. Denn wer nicht mit der Zeit geht, geht mit der Zeit.

Wie stehts bei euch um Change Management, Social Media und Innovationen? Welche Werkzeuge nutzt ihr? Seid ihr schon auf einem guten Weg oder springt ihr gar nicht auf den Zug auf?

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Was ist das nur mit dem Bloggen?

Ich habe mich nie viel mit Schreiben beschäftigt. So geht es vermutlich vielen Bloggern. Natürlich schreibt jeder etwas von uns täglich in irgendeiner Form – und seien es nur E-Mails oder Facebook Kommentare. Ich spreche aber von Inhalten, die Wissen verarbeiten und vermitteln sollen. Konkret beziehe ich mich auf Online Beiträge in Form von Blog Posts. Da gilt es klar von Printmedien zu trennen, deren Form und Stil sich unterscheiden.

Inzwischen bin ich nach 3,5 Jahren des Schreibens bei knapp 250 Blogbeiträgen angekommen. Klar ist: Das Schreiben geht jetzt leichter von der Hand. Ein gewisses Vorgehen hat sich eingependelt, ein eigener Stil sich entwickelt. Es ist zu einem Hobby geworden, dem ich regelmäßig nachgehe. Es heißt, “das Interesse steuere die Wahrnehmung”. Deshalb verhält es sich mit Hobbies so, dass man automatisch mehr dazu lernt, sich für das Thema sensibilisiert und über kurz oder lang größere Kreise schlägt. Bei mir war dies kürzlich z.B. durch einen Artikel in der dotnet pro der Fall. Sportler können der Argumentation leicht folgen. Der typisch männliche Fitnessstudio-Gänger wird sich beispielsweise anfangs die Grundübungen aneignen, danach erweitert er sein Trainingsprogramm, im Anschluss beschäftigt er sich mit Trainingsprinzipien und früher oder später mit Ernährung.

Mir ist es gar nicht so wichtig wie viele Besucher ich habe oder wie viele Backlinks ich generiere. Bloggen ist für mich ein digitales Mittel der Reflektion, das mir bei meinem Wissensmanagement hilft. Das Wiederholen erleichtert die Langzeitspeicherung. Diskussionen bringen neue Erkenntnisse. Der Blog dient mir als eigenes Nachschlagewerk, als Hilfestellung für Kollegen, als Feedback an Dritte, als Beitrag zur Community, als Möglichkeit zur eigenen Weiterentwicklung.

Um den gerecht zu werden, habe ich mich heute mit zwei Fragen beschäftigt, welche ich an den Leser weitergeben will:

  • Warum bloggt ihr?
  • Was tut ihr um euch als Schreiber weiterzuentwickeln?

Den letzten Punkt werde ich in meinem nächsten Beitrag angehen, denn kürzlich habe ich dazu an einer Inhouse Schulung teilgenommen.

Integration eines SharePoint Wikis ins ERP-System

Seit ca. 3 Monaten setzen wir erfolgreich auf die Kollaborationsmöglichkeiten, die ein Wiki-System bietet. Als Basis verwenden wir dazu die SharePoint Foundation, welche kostenlos für Windows Server zur Verfügung steht. In dem folgenden Video zeige ich, worauf es zu achten gilt und wie die Firma heco den Wiki Inhalt erfolgreich in das hauseigene ERP-System integriert hat.

In dem Video war leider keine Zeit mehr, um auf weitere Ideen einzugehen und weiterführende Quellen zu nennen, deshalb hole ich dies hiermit nach:

  • Geplant ist eine Ausweitung um Multimediainhalte, allerdings nicht nur aus SharePoint selbst, sondern auch von YouTube
  • Das Aufrufen von ERP-Funktionalität aus dem Wiki
  • Ein Webpart, welches automatisch die Daten des für den Inhalt zuständigen Sachbearbeiters lädt und anzeigt, z.B. die Telefonnummer

Für Rückfragen stehe ich gerne über die üblichen Kommunikationskanäle zur Verfügung. Aber auch wir haben noch Fragen: Kann mir jemand sagen, wo ich das Template für eine Wiki Seite anpassen kann, um z.B. auf allen Seiten immer den letzten Bearbeiter anzuzeigen oder um diverse Links immer am unteren Rand einzublenden?

 

Weiterführende Links:

Social Media Informationspolitik

Ich melde mich aus dem Urlaub mit einem Video aus dem Bereich Social Media zurück, in welchem ich erläutere wie die Social Media Task Force in der Firma heco die Mitarbeiter über Aktivitäten und Ergebnisse informiert. Das Video geht 8 Minuten. Viel Spaß damit. Feedback wie immer gern gesehen!

Zwischenfazit Social Media – Teil 5

Strategie braucht Richtung

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Als erstes Projekt befassten wir uns mit den Social Media Guidelines. Ich kann nur empfehlen, diese als ersten Punkt auf die Agenda zu schreiben, bevor man im Social Web aktiv wird. Die Task Force wurde in mehrere kleine Gruppen aufgeteilt, die jeweils von einem IT-ler betreut wurden. Primär schauten wir uns Guidelines von anderen Firmen an, lasen Empfehlungen dazu (z.B. auf www.chip.de und www.cio.de) und kommunizierten mit der Geschäftsleitung bzw. dem Firmenanwalt. Manche Firmen haben wir direkt angeschrieben, um zu erfragen, wie sie mit dem Thema umgehen. Besonders gewinnbringend waren zwei Vorträge auf der Social Media Night Stuttgart.

Einen wesentlichen Punkt haben wir intensiv diskutiert: Wie werden die Guidelines vermittelt und in welcher Form lässt man sie dem einzelnen Mitarbeiter zukommen. Klar ist, dass es keinen Sinn macht die Richtlinien lediglich in Papierform rauszugeben. In dem Fall muss man sich nicht wundern, wenn sich dann ein Mitarbeiter nicht korrekt verhält. Deshalb setzten wir auf zwei Wege:

  • Informieren bzw. schulen und
  • Unterschrift durch den Einzelnen.

Das Thema Schulung wird in einem späteren Eintrag aufgegriffen, deshalb werde ich an dieser Stelle auf eine Ausführung verzichten. Trotzdem möchte ich darauf hinweisen, welchen Vorteil die in den ersten Teilen erwähnte abteilungsübergreifende Integration bietet: In jeder Abteilung war mindestens eine Person der Gruppe, die bei Fragen kompetent Auskunft geben konnte!

Mit der Unterschrift bestätigte der Mitarbeiter, dass er das Dokument zur Kenntnis genommen hat. Natürlich wollten und wollen wir niemanden einen Strick daraus drehen, sodass es sich nicht um einen bürokratischen Vertrag handelt. Das erkennt man bereits an dem Wort Guidelines, also Richtlinien. Vielmehr gewährleisteten wir damit, dass der Inhalt auch wirklich durchgelesen wurde.

Unsere Social Media Guidelines findet ihr hier.

Zwischenfazit Social Media – Teil 4

Gemeinsame Wissensbasis

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Wenn man in einem großen, heterogenen Team arbeiten will, so müssen erst alle Beteiligten auf einen gemeinsamen Wissensstand gebracht werden. Auf dieser Basis kann im Anschluss die Kompetenz erweitert werden. Letzteres wird umso wichtiger, je stärker das Thema im Unternehmen integriert wird. Denn – und dessen sollte man sich immer bewusst sein – werden Diskussionen untereinander und Rückfragen rapide zunehmen. Typischerweise entstehen solche Gespräche z.B. beim Kaffeetrinken oder bei Zigarettenpausen. Initiiert werden diese vor allem durch sogenannten Meinungsmacher, zu welchen primär die Abteilungsleiter zählen. In diesen Gesprächen gilt es zu punkten, um Social Media im Unternehmen erfolgreich etablieren zu können. Natürlich ist es gerade für Jugendliche und Auszubildende schwer, eine Thematik – besonders eine derart ambivalente – mit kompetenten Höhergestellten, die langjährige Erfahrung besitzen, zu erörtern! Dies wird umso leichter, je besser man mit der Materie vertraut ist. Allerdings ist es auch umso schwieriger, je stärker das Neue im Gegensatz zu besagter Erfahrung steht.

Dementsprechend waren die ersten Meetings de facto reine Schulungen. Das umfasste auch typische Gegenargumente und deren Entkräftung. Darüber hinaus wurden Domänenbegriffe erläutert, Diskussionen geprobt (auch wenn den Beteiligten das zu dem Zeitpunkt nicht klar war), Vorträge besucht (z.B. die Social Media Night in Stuttgart) und Fachliteratur erarbeitet. Einen wesentlichen Punkt haben wir aber immer wieder genannt: Im Zweifelsfall die Diskussion mit dem Verweis auf später verschieben, dass zuerst mit der Gruppe gesprochen werden muss, bevor dazu eine verbindliche Aussage gegeben werden kann.

Vorsicht mit dem Facebook Chat

Im Facebook Chat ist es möglich die eigene Sichtbarkeit für sogenannte Freundeslisten zu ändern. Dies erreicht man, indem man im Chat unten rechts auf die Einstellungen klickt und dann im Menü “Verfügbarkeit einschränken” auswählt.

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Nun kann man die eigene Verfügbarkeit explizit für Freundeslisten sowohl aktivieren, als auch deaktivieren.

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Nun geht aber Facebook mal wieder eigene Wege: Positivlisten überschreiben die Negativlisten. In Klartext: Wenn man seinen Freund ‘Martin’ in den Listen ‘Arbeitskollegen’ und ‘Fussball’ hat und man möchte, dass man selbst für die Kollegen aus der Fussballmannschaft sichtbar, für die Arbeitskollegen aber unsichtbar ist, dann würde Martin einem trotzdem online sehen, auch wenn in “Mich für folgende Personen als nicht verfügbar anzeigen” die Freundesliste “Arbeitskollegen” angehakelt ist. Normalerweise ist es in der IT Gang und Gäbe, dass diese Negativlisten die Positivlisten immer überschreiben.

Bei der Freigabe von Beiträgen hält sich Facebook im Übrigen an dieses Vorgehen, d.h. wenn ihr für einen Beitrag auf eurer Pinnwand die Arbeitskollegen ausschließt und die Fussballer einschließt, dann würde Martin den Beitrag nicht sehen.

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