Aus der Praxis – Wie sich unser Unternehmen durch Social Media verändert hat

Social Media ist nur ein Trend

Ich bin vor einigen Monaten aus unserer Social Media Gruppe (meine früheren Berichte zu unserer Arbeit) ausgetreten. Nicht weil ich darin keinen Sinn mehr gesehen oder weil ich nichts mehr hätte beisteuern können. Vielmehr liegen meine Stärken mehr darin Ideen zu entwickeln und einzuführen, als diese bis zum Schluss zu begleiten. Schluss bedeutet hierbei bis die letzten Kollegen „überzeugt“ wurden. Die Autorinnen Rising Linda und Mary Lynn sprechen in ihrem tollen Buch Fearless Change von sogenannten “Innovators” und “Early Adopters”  (einen Einführungs-Podcast dazu gibt es hier). Mit Laggers werden übrigens Persönlichkeitstypen bezeichnet, die nicht zu überzeugen sind. Dazwischen reihen sich die Early Majority und Late Majority ein.

Nachdem vor kurzem die Gruppe überein kam sich aufzulösen, sprach mich eine Kollegin an. Sie ist der Meinung, dass viele Ideen respektive Ansätze dabei sind, bei denen es sich lohnt diese weiterzuführen. Zum Beispiel unsere Textwerkstätten. Sie wollte wissen, wie ich über die Entscheidung denke und ob ich einen Vorschlag hätte, um die Gruppe neu auszurichten. Vor allem da sich die bisherigen Ergebnisse sehen lassen konnten und sie die Art der interdisziplinären Kollaboration im Vergleich zur (homogenen) Abteilungsarbeit spannend fand.

Nun wird der ein oder andere Leser vermutlich denken: Das war doch klar. Social Media und Unternehmen passen nicht zusammen. Das ist ein vorübergehender Trend, den jeder früher oder später abhaken muss!

Halte an deinen Zielen fest, bleibe dabei aber flexibel

Mein Sicht darauf war dann doch eine andere, was ich meiner Kollegin wie folgt erklärt habe: Das Ende der Social Media Gruppe ist lediglich dem Namen und der Beschränkung auf eine festgelegte Personengruppe geschuldet. Die Idee dahinter hat längst bei uns Wurzeln geschlagen. Denn inzwischen machen wir unternehmensweite Open Spaces, bei denen die “Lehrer” und “Schüler” Rollen kontinuierlich wechseln und die Agenda von allen Mitarbeitern mitbestimmt wird. Am Vormittag erzählt noch der Kollege aus Berlin umfassend über ein neues Produkt und die Kollegin aus Nürnberg hört zu, am Nachmittag werden die Rollen getauscht und die Kollegin referiert über Werkstoffe und deren Einsatzszenarien.

Die Meetings unserer Marketing- & Einkaufs-Abteilung sind inzwischen für alle geöffnet. Durch gezielte Einladungen abteilungsfremder Kollegen soll das gefördert werden. Themen- und Projektvorschläge werden in den Wochen zuvor von allen Mitarbeitern im Wiki zusammengetragen. Jedem „Stakeholder“ ist freigestellt Input zu liefern.

Ein weiteres Beispiel ist unser Arbeitsplatztausch, bei dem jeder Mitarbeiter mindestens 1x jährlich in eine andere Abteilung wechselt, um über den eigenen Tellerrand hinaus zu schauen. Und natürlich schreibt der Kollege seinen Erfahrungsbericht in unseren Corporate Blog. Stephan ist übrigens kein Mitglied der Social Media Gruppe! Damit ist er einer von vielen, die bereits gebloggt haben.

Mir fallen auf Anhieb noch viele weitere Ausprägungen ein, doch unser Erfolg zeigt sich meiner Meinung nach am besten darin, dass ich kürzlich beim Vorbeigehen nicht umhin kam zu hören, wie der Einkaufsleiter in Nöttingen am Telefon einer Kollegin aus Frankfurt wie selbstverständlich mitteilte: “Das kannst du alles im Wiki nachlesen und dann ggf. ergänzen”. Dass der Einkaufsleiter noch ein paar Wochen zuvor seine Mitarbeiterin – selbige ist Teil der Social Media Gruppe und daher bestens geschult im Umgang mit dem Wiki – gefragt hat wie der Inhalt einzupflegen ist, brachte mich dann doch zum Schmunzeln. Mit einem Video zur Integration der Wiki-Inhalte in unser Warenwirtschaftssystem habe ich die Vernetzung bei uns bereits illustriert.

Neben einigen weiteren Beispielen wies ich meine Kollegin noch darauf hin, dass sie selbst erst kürzlich gegenüber dem Vorgesetzten den Wunsch geäußert hat in ihrer Abteilung regelmäßige Retrospektiven zur Verbesserung der Prozesse umzusetzen. Ebenfalls ein Ansatz, den wir bei der Social Media Gruppe einsetzten.

Quelle: http://pixabay.com/de/baum-struktur-netzwerke-internet-200795/

Fazit:

Nur diejenigen, die Social Media nicht auf Werkzeuge wie Facebook und Twitter reduzieren, sondern die Ansätze und Gedanken dahinter verstehen, können das der Sache inhärente Potential nutzen. Die Schulungs-Agenda sollte eben nicht mehr nur vom Abteilungsleiter definiert oder Geschäftsprozesse durch die Geschäftsleitung festgelegt werden. Stattdessen muss sich eine Kultur etablieren, bei der die Fähigkeiten aller genutzt werden und das Wissen der Masse kontinuierlich geteilt wird. Dadurch entsteht eine Lernkultur, bei der Informationen nach Belieben beigesteuert und herausgezogen werden können. Social Media ist insofern auch keine neue Idee, jedoch sind inzwischen viele digitale – teils populäre, teils weniger bekannte – Werkzeuge auf dem Markt. Mit dem inzwischen signifikanten und noch weiter steigenden Anteil der sogenannten Wissensarbeit ist nicht mehr die Frage, ob man auf den Zug aufspringen sollte. Die Herausforderung liegt darin die passenden Werkzeuge zu evaluieren und eine entsprechende Unternehmenskultur zu etablieren. Denn wer nicht mit der Zeit geht, geht mit der Zeit.

Wie stehts bei euch um Change Management, Social Media und Innovationen? Welche Werkzeuge nutzt ihr? Seid ihr schon auf einem guten Weg oder springt ihr gar nicht auf den Zug auf?

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Was ist das nur mit dem Bloggen?

Ich habe mich nie viel mit Schreiben beschäftigt. So geht es vermutlich vielen Bloggern. Natürlich schreibt jeder etwas von uns täglich in irgendeiner Form – und seien es nur E-Mails oder Facebook Kommentare. Ich spreche aber von Inhalten, die Wissen verarbeiten und vermitteln sollen. Konkret beziehe ich mich auf Online Beiträge in Form von Blog Posts. Da gilt es klar von Printmedien zu trennen, deren Form und Stil sich unterscheiden.

Inzwischen bin ich nach 3,5 Jahren des Schreibens bei knapp 250 Blogbeiträgen angekommen. Klar ist: Das Schreiben geht jetzt leichter von der Hand. Ein gewisses Vorgehen hat sich eingependelt, ein eigener Stil sich entwickelt. Es ist zu einem Hobby geworden, dem ich regelmäßig nachgehe. Es heißt, “das Interesse steuere die Wahrnehmung”. Deshalb verhält es sich mit Hobbies so, dass man automatisch mehr dazu lernt, sich für das Thema sensibilisiert und über kurz oder lang größere Kreise schlägt. Bei mir war dies kürzlich z.B. durch einen Artikel in der dotnet pro der Fall. Sportler können der Argumentation leicht folgen. Der typisch männliche Fitnessstudio-Gänger wird sich beispielsweise anfangs die Grundübungen aneignen, danach erweitert er sein Trainingsprogramm, im Anschluss beschäftigt er sich mit Trainingsprinzipien und früher oder später mit Ernährung.

Mir ist es gar nicht so wichtig wie viele Besucher ich habe oder wie viele Backlinks ich generiere. Bloggen ist für mich ein digitales Mittel der Reflektion, das mir bei meinem Wissensmanagement hilft. Das Wiederholen erleichtert die Langzeitspeicherung. Diskussionen bringen neue Erkenntnisse. Der Blog dient mir als eigenes Nachschlagewerk, als Hilfestellung für Kollegen, als Feedback an Dritte, als Beitrag zur Community, als Möglichkeit zur eigenen Weiterentwicklung.

Um den gerecht zu werden, habe ich mich heute mit zwei Fragen beschäftigt, welche ich an den Leser weitergeben will:

• Warum bloggt ihr?
• Was tut ihr um euch als Schreiber weiterzuentwickeln?

Den letzten Punkt werde ich in meinem nächsten Beitrag angehen, denn kürzlich habe ich dazu an einer Inhouse Schulung teilgenommen.

Integration eines SharePoint Wikis ins ERP-System

Seit ca. 3 Monaten setzen wir erfolgreich auf die Kollaborationsmöglichkeiten, die ein Wiki-System bietet. Als Basis verwenden wir dazu die SharePoint Foundation, welche kostenlos für Windows Server zur Verfügung steht. In dem folgenden Video zeige ich, worauf es zu achten gilt und wie die Firma heco den Wiki Inhalt erfolgreich in das hauseigene ERP-System integriert hat.

In dem Video war leider keine Zeit mehr, um auf weitere Ideen einzugehen und weiterführende Quellen zu nennen, deshalb hole ich dies hiermit nach:

• Geplant ist eine Ausweitung um Multimediainhalte, allerdings nicht nur aus SharePoint selbst, sondern auch von YouTube
• Das Aufrufen von ERP-Funktionalität aus dem Wiki
• Ein Webpart, welches automatisch die Daten des für den Inhalt zuständigen Sachbearbeiters lädt und anzeigt, z.B. die Telefonnummer

Für Rückfragen stehe ich gerne über die üblichen Kommunikationskanäle zur Verfügung. Aber auch wir haben noch Fragen: Kann mir jemand sagen, wo ich das Template für eine Wiki Seite anpassen kann, um z.B. auf allen Seiten immer den letzten Bearbeiter anzuzeigen oder um diverse Links immer am unteren Rand einzublenden?

 

Weiterführende Links:

• Was SharePoint 2010 für Social Media bringt
• Die 8 besten Wiki-Tools für Unternehmen
• Social Media Informationspolitik
• Wiki Extensions

Social Media Informationspolitik

Ich melde mich aus dem Urlaub mit einem Video aus dem Bereich Social Media zurück, in welchem ich erläutere wie die Social Media Task Force in der Firma heco die Mitarbeiter über Aktivitäten und Ergebnisse informiert. Das Video geht 8 Minuten. Viel Spaß damit. Feedback wie immer gern gesehen!

Zwischenfazit Social Media – Teil 5

Strategie braucht Richtung

Als erstes Projekt befassten wir uns mit den Social Media Guidelines. Ich kann nur empfehlen, diese als ersten Punkt auf die Agenda zu schreiben, bevor man im Social Web aktiv wird. Die Task Force wurde in mehrere kleine Gruppen aufgeteilt, die jeweils von einem IT-ler betreut wurden. Primär schauten wir uns Guidelines von anderen Firmen an, lasen Empfehlungen dazu (z.B. auf www.chip.de und www.cio.de) und kommunizierten mit der Geschäftsleitung bzw. dem Firmenanwalt. Manche Firmen haben wir direkt angeschrieben, um zu erfragen, wie sie mit dem Thema umgehen. Besonders gewinnbringend waren zwei Vorträge auf der Social Media Night Stuttgart.

Einen wesentlichen Punkt haben wir intensiv diskutiert: Wie werden die Guidelines vermittelt und in welcher Form lässt man sie dem einzelnen Mitarbeiter zukommen. Klar ist, dass es keinen Sinn macht die Richtlinien lediglich in Papierform rauszugeben. In dem Fall muss man sich nicht wundern, wenn sich dann ein Mitarbeiter nicht korrekt verhält. Deshalb setzten wir auf zwei Wege:

• Informieren bzw. schulen und
• Unterschrift durch den Einzelnen.

Das Thema Schulung wird in einem späteren Eintrag aufgegriffen, deshalb werde ich an dieser Stelle auf eine Ausführung verzichten. Trotzdem möchte ich darauf hinweisen, welchen Vorteil die in den ersten Teilen erwähnte abteilungsübergreifende Integration bietet: In jeder Abteilung war mindestens eine Person der Gruppe, die bei Fragen kompetent Auskunft geben konnte!

Mit der Unterschrift bestätigte der Mitarbeiter, dass er das Dokument zur Kenntnis genommen hat. Natürlich wollten und wollen wir niemanden einen Strick daraus drehen, sodass es sich nicht um einen bürokratischen Vertrag handelt. Das erkennt man bereits an dem Wort Guidelines, also Richtlinien. Vielmehr gewährleisteten wir damit, dass der Inhalt auch wirklich durchgelesen wurde.

Unsere Social Media Guidelines findet ihr hier.

Zwischenfazit Social Media – Teil 4

Gemeinsame Wissensbasis

Wenn man in einem großen, heterogenen Team arbeiten will, so müssen erst alle Beteiligten auf einen gemeinsamen Wissensstand gebracht werden. Auf dieser Basis kann im Anschluss die Kompetenz erweitert werden. Letzteres wird umso wichtiger, je stärker das Thema im Unternehmen integriert wird. Denn – und dessen sollte man sich immer bewusst sein – werden Diskussionen untereinander und Rückfragen rapide zunehmen. Typischerweise entstehen solche Gespräche z.B. beim Kaffeetrinken oder bei Zigarettenpausen. Initiiert werden diese vor allem durch sogenannten Meinungsmacher, zu welchen primär die Abteilungsleiter zählen. In diesen Gesprächen gilt es zu punkten, um Social Media im Unternehmen erfolgreich etablieren zu können. Natürlich ist es gerade für Jugendliche und Auszubildende schwer, eine Thematik – besonders eine derart ambivalente – mit kompetenten Höhergestellten, die langjährige Erfahrung besitzen, zu erörtern! Dies wird umso leichter, je besser man mit der Materie vertraut ist. Allerdings ist es auch umso schwieriger, je stärker das Neue im Gegensatz zu besagter Erfahrung steht.

Dementsprechend waren die ersten Meetings de facto reine Schulungen. Das umfasste auch typische Gegenargumente und deren Entkräftung. Darüber hinaus wurden Domänenbegriffe erläutert, Diskussionen geprobt (auch wenn den Beteiligten das zu dem Zeitpunkt nicht klar war), Vorträge besucht (z.B. die Social Media Night in Stuttgart) und Fachliteratur erarbeitet. Einen wesentlichen Punkt haben wir aber immer wieder genannt: Im Zweifelsfall die Diskussion mit dem Verweis auf später verschieben, dass zuerst mit der Gruppe gesprochen werden muss, bevor dazu eine verbindliche Aussage gegeben werden kann.

Vorsicht mit dem Facebook Chat

Im Facebook Chat ist es möglich die eigene Sichtbarkeit für sogenannte Freundeslisten zu ändern. Dies erreicht man, indem man im Chat unten rechts auf die Einstellungen klickt und dann im Menü “Verfügbarkeit einschränken” auswählt.

Nun kann man die eigene Verfügbarkeit explizit für Freundeslisten sowohl aktivieren, als auch deaktivieren.

Nun geht aber Facebook mal wieder eigene Wege: Positivlisten überschreiben die Negativlisten. In Klartext: Wenn man seinen Freund ‘Martin’ in den Listen ‘Arbeitskollegen’ und ‘Fussball’ hat und man möchte, dass man selbst für die Kollegen aus der Fussballmannschaft sichtbar, für die Arbeitskollegen aber unsichtbar ist, dann würde Martin einem trotzdem online sehen, auch wenn in “Mich für folgende Personen als nicht verfügbar anzeigen” die Freundesliste “Arbeitskollegen” angehakelt ist. Normalerweise ist es in der IT Gang und Gäbe, dass diese Negativlisten die Positivlisten immer überschreiben.

Bei der Freigabe von Beiträgen hält sich Facebook im Übrigen an dieses Vorgehen, d.h. wenn ihr für einen Beitrag auf eurer Pinnwand die Arbeitskollegen ausschließt und die Fussballer einschließt, dann würde Martin den Beitrag nicht sehen.

Azubi Interviews

Seit kurzem haben wir im Rahmen unserer Social Media Kampagne Azubi und Ausbilder Interviews auf YouTube online gestellt. Die Videos kamen durchweg positiv an, sowohl intern, als auch extern. Natürlich kann man aber immer etwas verbessern. Hierzu kamen diverse Rückmeldungen. Einige möchte ich aufgreifen und beleuchten.

Zunächst einmal gilt es zu erläutern wer die Zielgruppe ist und was erreicht werden soll:

Mit den Videos sprechen wir zukünftige Schulabgänger (von Hauptschule bis Gymnasium) an. Wir wollen ihnen eine Hilfestellung geben, um sich besser über das Thema Ausbildung und Studium, v.a. im kaufmännischen Bereich, zu informieren. Natürlich verfolgen wir daneben die Intention passende Bewerber auf uns aufmerksam zu machen!

Nun zu den besagten Verbesserungsvorschlägen:

Die Videos sind zu lang: Persönlich sehe ich das nicht so, weil es für einen jungen Menschen in diesem Lebensabschnitt keine wichtigere Entscheidung geben kann, als für welchen Beruf man sich entscheidet. 25 Minuten sind hierbei sicherlich vertretbar! Des Weiteren muss man sich überlegen wie lange man für die manuelle Recherche brauchen würde, wenn die gleichen Informationen zusammengetragen werden sollen. Ich erinnere mich an meine Zeit zurück und ich habe wirklich Tage damit verbracht mich über das Wirtschaftsinformatikstudium an einer Berufsakademie, das zugehörige Berufsbild, als auch den Arbeitgeber zu informieren. Wir bieten dazu alle nötigen Informationen klar auf den Punkt gebracht sehr kompakt an! Kürzlich hatte ich ein Treffen mit dem alten Abijahrgang und es gab einige, die ihr Studium nach 1-2 Jahren abgebrochen und ein neues angefangen haben. Selbst wenn man sich alle Videos mit einer Gesamtlänge von ca. 2-3h ansieht, so hat man noch immer einen sehr anständigen Reingewinn.

Spitznamen und Duzen: Einige Tage nach seinem eigenen Interview fragte mich unser Einkaufsleiter Michael Rosanowski: “Sag mal, du nanntest mich ja Ponte. Mir ist das gar nicht aufgefallen, sondern andere haben mich darauf hingewiesen.”. Das war von mir beabsichtigt, weil ich den Bewerbern vermitteln will, wie kollegial das Verhältnis intern ist. Ponte ist übrigens sein Spitzname.

Seriosität: Mir wurden Beispiele von anderen Firmen gezeigt, deren Videos im höchsten Maße professionell gestaltet sind. Diesen Anspruch hatte ich von Anfang an nicht! Wir wollen – gemäß dem Social Media Gedanken – authentisch wirken, uns offen präsentieren und auch die persönlichen Seite einfließen lassen. Wie unser Geschäftsführer immer sagt: “Am Schluss geht es um die Menschen”. Idealerweise soll sich der junge Zuschauer mit dem Azubi identifizieren können und ihn bzw. auch die Firma sympathisch finden.

Hintergrund: Dieser ist in der Tat verbesserungswürdig. Allerdings ist das dem Umstand zu verdanken, dass wir die Aufnahmen in einem speziellen Büro machen mussten, in dem es nicht hallt. Dieses ist recht klein, sodass wir bei vielem (unter anderem auch beim Blickwinkel) Einschränkungen hinnehmen mussten. Diesbezüglich sind wir aber bereits mit Tontechnikern im Gespräch, wie man das am besten regeln kann.

Dialog: Die Firma Douglas hat ebenfalls sehr schöne Interviews geführt, allerdings in einem ganz anderen Stil. Natürlich hatte ich mir vorher viele Möglichkeiten angeschaut, leider fehlt uns intern das Know How bzw. die nötigen Ressourcen, um derartig professionellen Videoschnitt zu betreiben. Nichtsdestotrotz hatte der von uns verwendete Stil auch einen riesigen Vorteil: Ich konnte als Interviewer dynamisch die Fragen anpassen bzw. erweitern. Das empfinde ich im Nachhinein als unheimlich wichtig.

Meine Definition eines Social Media Managers

Kürzlich suchte ich auf Wikipedia eine Definition für das Berufsbild „Social Media Manager“ (SMM). Wie ich schon erwartet hatte, gab es dazu keinen direkten Treffer.
Vor nicht allzu langer Zeit las ich in diesem Kontext einen Artikel, der sinngemäß folgendes postuliert: Viele Firmen schreiben die Stelle des Social Media Managers aus ohne genau sagen zu können, welche Aufgaben dieser eigentlich erfüllen können soll und welche Voraussetzungen er mitbringen muss.
Doch laut aktuellen Umfragen (Quelle) sind SMMs stark gefragt.

Für mich also Grund genug meine persönliche Sicht zu schildern. Wohlgemerkt gebe ich hier nur meine Erfahrung darüber, wie ich die Funktion innerhalb meines Unternehmens wahrnehme, wieder:

Da Unternehmensziele wie schnellere Kommunikation, bessere Kollaboration, einfacheres Wissensmanagement und marktdurchdringende PR  sich nicht sich nicht auf eine einzige Abteilung beziehen, macht eine erfolgreich Social Media Strategie die Beteiligung vieler Unternehmensstellen notwendig. Kurz: Social Media ist eine Querschnittsfunktion. Deshalb bedarf es nicht einer Einzelperson zur Implementierung, sondern einer Gruppe.

Der Social Media Manager nimmt in dieser – wie ich sie gerne nenne – „Social Media Task Force“ nun nicht die typische Projektmanager Rolle in Form eines „Leaders“ ein. Diesen prägnanten Unterschied zu verstehen und zu verinnerlichen, fällt vielen Menschen schwer.
Der Grund liegt aber, wenn man den Gedanken von Web 2.0 lebt, auf der Hand: Es gibt hier keine hierarchischen Strukturen. Man denke nur an Wikipedia oder Facebook. Erst dadurch kann die sogenannte „kollektive Intelligenz“ entstehen. Wer nun aber versucht mit einer „altbackenen“ Struktur „Digital Native“-verdauliche Inhalte und Angebote zu generieren, der muss früher oder später scheitern!

Deshalb sehe ich den Social Media Manager als technisch versierten Innovationsgeber, Motivator und Mentor. Er findet immer wieder innovative Ansätze zur Zielerreichung, er hilft den Mitgliedern eigene Ideen zu entwickeln und er motiviert sowohl die idealerweise buntgemischte Gruppe, als auch den Rest des Unternehmens, allen voran die Meinungsmacher. Um diese Funktionsausprägung einnehmen zu können, müssen ihm die Social Media Prozesse und Denke inhärent einverleibt sein. Das bedeutet, dass jeder, der sich nicht intensiv mit den Werkzeugen und Möglichkeiten beschäftigt, nicht für das Berufsbild geeignet ist. Die Person muss aktiv und mit Freude bloggen, twittern und facebooken. Ein pro forma Facebook Account ist nur durch die Web 2.0 Todsünde schlechthin zu toppen: Kein Facebook Konto! Jemand, der selbst noch nie Fussball gespielt hat, sollte auch kein Trainer werden.
Einen Punkt – quasi eine Warnung – gilt es noch zu nennen: SMMs müssen sogenannte „schöpferische Zerstörer“ mit Nerven aus Stahl sein, da sie einen Palast aus revolutionären Gedanken in einer Welt der stillstandliebenden Nein-Sager bauen müssen! Nichts ist ein Tabuthema, was ich ich mit folgendem Zitat polemisch unterstreichen will:

„Der Verweis auf das CI Design ist heutzutage der Joker des Marketings um Innovationen im Keim zu ersticken.“ – Uli Armbruster

Hier meine (Teil-)Auflistung an Skills, die ein SMM mitbringen sollte:
•    In höchstem Maße innovativ und kreativ
•    Guter Teamplayer
•    Interdisziplinär aufgestellt
•    Verständnis für die Geschäftsprozesse
•    Gutes Projektmanagement
•    IT Affinität

Zwischenfazit Social Media – Teil 3

Bunt gemischt

Wie ich bereits in Teil 1 “Das Gelände abstecken” erwähnt habe, hatten wir eine buntgemischte Truppe. Ein weiterer wesentlicher Punkt war, dass die Kollegen auf Grund ihre tagesgeschäft-bezogenen Arbeit nur wenig bis gar keine Erfahrung mit Projektmanagement hatten.

 

Das erste Treffen

Dementsprechend war das Ziel des ersten Treffens das Definieren des kleinsten gemeinsamen Nenners an Wissen. Das fing beispielsweise so an, dass ich die Gruppenmitglieder gefragt habe, ob mir jemand den Begriff Social Media erklären kann. Danach klapperten wir typische Schlagworte wie Microblogging, Blogs, Social Networks, usw. ab. Nach einer guten Stunde hatten wir damit den Ist-Zustand erfasst.

Als nächstes nannten wir Rahmenbedingungen und Ziele. Allerdings möchte ich lieber von Visionen sprechen, da das Wort ‘Ziele’ für mich wenig Raum für Innovation und Agilität lässt. Eine der Visionen war, dass wir in Zukunft Azubi Interviews in Form von Videos anbieten würden. Ein Social Media Profi erkennt hierin schon die Intension zur Verbesserung der Personalakquise (zu den Unternehmensstrategien komme ich in einem späteren Beitrag). Nachdem mit Live Chat, Azubi Interviews, Facebook Fanpage bereits das Interesse der Digital Natives geweckt war, nutzten wir die Chance um “richtig zu motivieren”.

„Ich arbeite sehr viel und sehr gerne, und ich glaube, daß es das Wichtigste für einen Unternehmer ist, daß die Mannschaft stets motiviert wird.“ Willy Bogner

„Einer der besten Wege, die Moral aufzubauen und das Interesse an der Arbeit zu vergrößern, ist das konsequente Delegieren von Verantwortung.“ Cyril Northcote Parkinson

Die zwei Zitate zu Herzen nehmend, erklärten wir der Gruppe welche Möglichkeit sich ihnen hier bietet: Sie konnten einen ganz neuen Weg gehen, der in Zukunft zu einem wesentlichen Eckpfeiler des Unternehmens werden sollte. Wir hatten die volle Unterstützung von der Geschäftsleitung und wir konnten annähernd autark Entscheidungen treffen. Ich erinnere mich an einen Satz im besonderen: “Wie cool ist es denn, wenn euer Ausbilder euch später mal um euren Rat oder um eure Hilfe bittet”.

Nachdem die Ist-Situation ermittelt und das Team “abgeholt” wurde, begannen wir das Projekt zu planen. Mehr dazu in meinem nächsten Beitrag.

Zwischenfazit Social Media – Teil 2

Den Kapitän ins Boot holen

Im ersten Teil der Serie bin ich nur kurz auf darauf eingegangen, dass ich eine Freigabe von der Geschäftsleitung eingeholt habe. Dazu muss man wissen, dass die Firma heco in der Regel auf die Empfehlungen ihrer IT hört, sodass wir nicht nur als Business Enabler agieren, sondern auch als innovativer Ideengeber tätig werden können. Das wird sicherlich bei allen Firmen der Fall sein.

Typische Gegenargument, auf die der ein oder andere stoßen wird, lauten:

• Das macht für unsere Branche / für unseren speziellen Fall keinen Sinn
• Unsere Mitbewerber machen das auch nicht
• Das ist noch zu früh
• Unsere Kunden nutzen das nicht
• Da gibt es so viele Negativbeispiele
• Das ist lediglich ein Hype, der vorbei geht
• Das ist nur etwas für den privaten Gebrauch

Ich kann euch hier natürlich kein Patentrezept nennen und eine vollständige Erörterung würde den Rahmen sprengen. Allerdings gibt es hierzu schon viel Material im Netz. Trotzdem möchte ich euch ein paar Anregungen mitgeben, auf denen eure Recherchen aufbauen können:

• Argumentiert immer aus der Sicht von strategischen Unternehmenszielen. Facebook und Co sind lediglich ein Werkzeug, um diese zu unterstützen
• Wenn man bedenkt, dass das Social Web inzwischen in Autos, Kameras, Fernsehern, Smartphones und vielen weiteren essentiellen Alltagsgegenständen Einzug gehalten hat, dann kann man sicherlich nicht mehr von einem Hype reden, der bald vorüber ist.
• Innovation bedeutet, dass man dem Kunden etwas bietet, von dem er noch gar nicht wusste, dass er es braucht
• Der Faktor Zeit: Es ist ein langer Weg, um sich im Social Web zu positionieren. Selbiges gilt für die damit einhergehende innerbetriebliche Umstellung. Die Frage muss also lauten: Ist das Thema auch in 2 Jahren noch nicht für uns interessant, d.h. wird es zu diesem Zeitpunkt für unsere strategischen Ziele (z.B. Kundenbindung) relevant sein?
• Tatsächlich ist es so, dass Social Media seine Stärken noch nicht so deutlich für den B2B Markt ausspielen kann, wie für den B2C Markt. Aber das ist lediglich eine Frage der Zeit.
• Wer die Geschichte kennt, der weiß eines: Was im privaten Alltag der Menschen Erfolg hat, wird auch auf das Berufsleben überschwappen. Der Zug kommt und das schneller als man denkt!

Eines sei noch erwähnt: Setzt euch gut mit den Pro und Contra Argumenten auseinander, denn am Schluss muss man die gesamte Belegschaft überzeugen, nicht nur die GL! Ein Boot, auf dem nur die IT und GL rudern, wird euch nicht ans Ziel bringen! Aber hierzu komme ich später noch einmal zu sprechen.

In meinem nächsten Blogeintrag erzähle ich über unseren Einstieg in das Thema mit der Gruppe.

Zwischenfazit Social Media – Teil 1

Das Gelände abstecken

Im Dezember 2010 ging ich auf die Geschäftsleitung zu, um mit ihr über das Thema Social Media zu sprechen. Ich erklärte ihnen, dass ich darin interessante und vor allem auch neue Möglichkeiten sehen würde, um strategische Unternehmensziele zu unterstützen. Dazu wollte ich eine spezielle Arbeitsgruppe gründen, bei der wir es allen Mitarbeitern aus allen Abteilungen unter 26 freistellten daran teilzunehmen. Die IT sollte in diesem Rahmen die Planung und technische Unterstützung übernehmen. Die Freigabe dafür erfolgte sofort, sodass wir nach einer kurzen Vorbereitungszeit meinerseits im Februar 2011 unser erstes Treffen abhalten konnten.

Die Gruppe umfasste 17 Personen. Wir hatten Mitarbeiter aus den Abteilungen Lager, Fertigung, Einkauf, Buchhaltung, Verkauf, Marketing und sogar aus Niederlassungen mit an Bord. Die Altersschere ging vom Jüngsten mit 16, einem neuen Azubi, bis zum Ältesten mit 31, einem unserer IT-ler. Nahezu die Hälfte war in einer Ausbildung. Ein gutes Drittel waren Frauen. Die wenigsten hatten nennenswerte Erfahrungen mit Projektmanagement.

Bis zu diesem Zeitpunkt gab es von uns keinerlei Präsenz in den neuen Kanälen. Viele waren natürlich privat bereits auf Facebook unterwegs, wenige auf Xing und gänzlich niemand war auf Twitter vertreten. Einen Blog führte, wenn ich mich recht erinnere, ebenfalls niemand. Selbst von meinen IT Kollegen hatte bis dato keiner einen Twitter Account oder einen Blog.

 

In meinem nächsten Blogeintrag gehe ich auf die Überzeugungsarbeit ein, die man gegenüber der GL leisten muss.

RTL Explosiv versteht Social Media nicht

„Wenn Unrecht zu Recht wird, wird Widerstand zur Pflicht!“ – Bertolt Brecht

Das haben sich heute wohl viele aus der Social Media Community gedacht, denn aus einem Beitrag von RTL Explosiv über Besucher der gamescom Köln entwickelte sich ein regelrechtes Facebook Lauffeuer. Auf die Diskussion über das Thema des Beitrags und wie dieses vermittelt wird, will ich allerdings nicht eingehen, stattdessen geht es mir (v.a. als Social Media Manager bei uns im Unternehmen) um die Art und Weise wie RTL Explosiv bzw. die Verantwortlichen der Fan Page mit der Kritik in Form von Kommentaren umgegangen sind.

Ganz simpel ausgedrückt: Die Reaktion deckte so ziemlich alles ab, was man niemals tun sollte! Nicht erwünschte respektive negative Kommentare wurden einfach gelöscht. Eine meiner Arbeitskolleginnen wurde – zumindest hat es so den Anschein – von weiteren Beiträgen ausgeschlossen (Anm.: Ihr Kommentar rechtfertigt das in keiner Weise!). Eine offizielle Stellungnahme vermissen ich und vermutlich viele weitere bis jetzt noch. Lediglich der Reporter Tim Kickbusch, der an dem Beitrag beteiligt war, entschuldigte sich in seinem persönlichen Profil und beteuerte, dass er niemanden lächerlich machen wollte.

 

 

Während des Verfassens dieses Blogeintrags hat er allerdings inzwischen auch seine Pinnwand vor öffentlichem Zugriff gesperrt. Meine Kollegin kommentierte das wie folgt: “Tja, findet er es wohl doch nicht mehr so witzig”.

Ein weiterer Blick just in diesem Moment brachte weitere Informationen zu Tage:

• Die RTL Seite ist down
• Eine Gruppe für einen Beschwerdeaufruf wurde gegründet
• Meinen Beitrag haben sie bisher immerhin stehen lassen

 

 

Überrascht bin ich von der schnellen, koordinierten und geschlossenen Reaktion nicht – Ganz im Gegenteil! Ich lege den Verantwortlichen dringend nahe, dass sie sich näher mit Social Media Guidelines bzw. allgemein mit der Community im Netz befassen. Viele Regeln, wie sie vielleicht abseits des Internets existieren, gelten hier nicht mehr – und das zu Recht! Ehrlichkeit, Transparenz, Offenheit und nicht zuletzt das Zuhören und Zugeben von Fehlern haben für uns – die Community – höchsten Stellenwert. Charaktereigenschaften, die im realen Leben vielleicht schon auf der Strecke geblieben sind…

 

Verabschieden will ich mit den Worten: "Offenheit verdient immer Anerkennung." – Otto von Bismarck

Facebook Fanpage – Einträge mit dem eigenen Namen

Wer eine Fanpage in Facebook für seine Firma als Administrator verwaltet, der schreibt per Standardeinstellung im Namen der Firma, auch wenn er mit seinem eigenen Profil angemeldet ist. Ich bin bei der Firma heco beispielsweise als Administrator der Fanpage angelegt. Wenn ich auf die Pinnwand schreibe oder Fotos kommentiere, dann zeigt es statt meinem Namen immer den Namen der Firma an.

Das ist nicht immer gewünscht. Abstellen kann man dies, indem man auf die Fanpage wechselt und dann rechts oben auf “Seite bearbeiten” klickt. Auf der Folgeseite klickt ihr dann links auf “Deine Einstellungen”. Nun könnt ihr in der Mitte den Haken setzen: “Kommentiere und poste Beiträge auf deiner Seite immer unter dem Namen (Fanpage Name), auch wenn du Facebook als (euer Profilname) verwendest.”

 

Meine Top 7 CIO Topics der nächsten Monate

Ständig liest man von den Zukunftsprognosen diverser Institute wie der Bitkom oder von den kommenden Projekten diverser CIOs großer bis sehr großer Firmen. Hingegen sind Artikel zu den Themen, die die CIOs in KMUs beschäftigen, eher rar. Deshalb habe ich mich entschlossen unsere Projekte und Schwerpunkte der nächsten 12 Monate wiederzugeben:

Social Media:

Trotz unserer Größe (ca. 80 Mitarbeiter) und unserer weniger IT-affinen Branche (Edelstahl) stehen die nächsten 12 Monate ganz im Zeichen des aktuellen Hype Themas Social Media. Intern wollen wir primär das Thema Wissensmanagement in unserem auf SharePoint basierendem Intranet mit Blogs und Wikis aufgreifen. Extern wollen wir v.a. Twitter, Xing und Facebook einsetzen, um unsere Unternehmensstrategien zur Kommunikation, Mitarbeiterakquise, Kundenbindung und zum Marketing bzw. zur Imagebildung zu verstärken respektive zu erweitern. Ein Ansatz hierfür ist z.B. eine Umfrage unter unserer Facebook Fangemeinde, die über neue Funktionen für unsere Homepage (vgl. nächstes Projekt) abstimmen kann. Rückenwind erhält die IT durch eine sehr große Gruppe von ca. 15 Digital Natives, sowie der Geschäftsführung selbst. Nicht zu kurz kommt dabei das “Abholen” und Schulen der Mitarbeiter (vgl. übernächstes Projekt).

Webseite:

Ohne einen Webauftritt geht heutzutage gar nichts mehr. Obwohl wir hier gut aufgestellt sind, werden die nächsten 12 Monate richtig spannend: Unter anderem stehen ein neues Kundenportal (myheco), eine noch stärkere Zusammenführung von Website und unserem hauseigenen ERP (z.B. die direkte Anfrageübernahme), sowie ein Online Shop auf der Agenda. Darüber hinaus werden unsere sehr gefragten Datenblätter (über 3000 Downloads im Monat) um geniale Neuerungen ergänzt. Aber die vermutlich wichtigste Neuerung dürfte der verstärkte Ausbau der Mehrsprachigkeit sein, welcher mit der internen Internationalisierung unserer ERP-Lösung einhergeht. Kleine Anmerkung am Rande: Ich will demnächst hierzu eine auf .NET basierende Bibliothek als Open Source Projekt frei zur Verfügung stellen! Wenn sich überraschenderweise herausstellen sollte, dass wir frühzeitig mit den Projekten fertig werden, dann ist bereits eine mobile App angedacht. Ein interessantes Thema, allerdings für uns noch nicht in dem Maße relevant, wie es in anderen Branchen der Fall ist.

Abholen der Mitarbeiter:

Die IT ist ein Dienstleister. Das sollte inzwischen bei allen IT Leitern angekommen sein. Wir werden diesem Paradigma gerecht, indem wir regelmäßig unsere Mitarbeiter schulen und informieren. So wird es in den nächsten 12 Monaten verstärkt Schulungen in den Bereichen Social Media (wie sichere ich mein Facebook Profil ab, wie verhalte ich mich im Web 2.0) und Sicherheit (Dos und Don’ts) geben. Aber auch die IT selbst wird wöchentlich in fachabteilungsübergreifenden Geschäftsprozessen durch den Geschäftsführer persönlich geschult, um der Rolle als sogenannter Business Enabler noch besser gerecht zu werden. Des Weiteren machen wir halbjährlich Umfragen bzgl. der Zufriedenheit mit der IT. Last but not least geben wir streng nach dem Motto “mehr Transparenz für ein besseres Verständnis” im sechs Monatsrhytmus einen Ist-Soll-Abgleich für die immer ein Jahr im Voraus geplanten Großprojekte der Administration, von denen die Anwender direkt und im stärkeren Umfang betroffen sind, heraus. Ich will an dieser Stelle anmerken, dass ich hiermit keinesfalls Projektmanagement mit weitreichender und starrer Planung (Stichwort Wasserfallmodell in der Softwareentwicklung) gutheiße.

Virtualisierung:

Während wir immer wieder Cloud Computing für uns evaluieren, ist Virtualisierung bei uns inzwischen nicht mehr wegzudenken. Die nächsten 12 Monate werden wir nutzen, um auch die letzten Server, bei denen dies möglich ist, noch zu virtualisieren, um den Return on Investment zu steigern und die Systemlandschaft zu konsolidieren.

Sicherheit:

Das wichtigste Projekt in der Administration wird das Thema Sicherheit in all seinen Facetten sein. Neben der zuvor erwähnten Schulung der Mitarbeiter, gibt es eine Vielzahl an Punkten, die hier abzuarbeiten sind: Backupkonzepte, Notfallstrategien, Firewalls, usw.. Dabei wollen wir es vor allem den Anwendern leicht machen, um die Reaktionszeit der IT zu verkürzen. So führen wir eine spezielle Seite im Intranet ein, die kurz und prägnant eine Anleitung samt Kontaktdaten enthält. Zusätzlich wird mit jeder Abteilung ausgiebig besprochen, welche Daten und Programme essentiell und welche Ausfallzeiten annehmbar sind. Am Ende steht ein sogenannter Disaster Recovery Plan, der jährlich neu evaluiert wird. Entsprechende Ausfall- und Wiederherstellungstests werden je nach Notwendigkeit im 3-, 6- oder 12-Monatstakt durchgeführt. Von den IT-lern wird jeder Einzelne (also nicht nur die Admins) in diesen Prozessen geschult. Auch in der Web- und Softwareentwicklung werden wir nochmal diverse Funktionalitäten auf den Prüfstand stellen! In diesem Kontext überlegen wir, ob wir einen externen Dienstleister ins Boot holen, um unsere Webseite auf Schwachstellen abzuklopfen. Zu guter Letzt geht das Ganze auch mit einer kritischen Betrachtung durch unseren Datenschutzbeauftragten einher.

Outsourcing:

Ich kann mir schon vorstellen, wie gerade ein Raunen durch die Blogosphäre geht. Aber im Gegensatz zu der ein oder anderen Firma, die Arbeitsplätze ins Ausland verlagert, geht es bei uns darum mit externen Dienstleistern aus Deutschland Projekte schneller umzusetzen und dabei noch Geld einzusparen. Obwohl wir bereits mehrfach erfolgreich auf externe IT-ler gesetzt haben, wollen wir das in den nächsten Monaten noch häufiger tun. Im Gegenzug sollen Schulungen und Konferenzbesuche dezimiert werden. Jeder dürfte das damit einhergehende Problem kennen, dass der Teufel immer im Detail steckt und dass das Gelernte sich immer nicht auf das konkrete Problem anwenden lässt. Deshalb finde ich – speziell in Anbetracht der Möglichkeiten mit Skype und Teamviewer – das kurzfristige Hinzuziehen von Spezialisten äußerst hilfreich. Quasi die Just-in-time-Lieferung für die IT Branche. Speziell im Bereich der Softwareentwicklung kann hier massiv an Zeit eingespart werden, wenn man Architekturentscheidungen nochmals von Dritten in Frage stellen oder sich bei sogenannten “Code Smells” Ratschläge geben lässt. Ebenfalls ein gutes Szenario für neue Technologien sind kleine, nicht ausprogrammierte Prototypen, die man dann als Gerüst für den weiteren Ausbau verwenden kann. Inzwischen kann ich behaupten, dass ich ein regelrechter Fan von diesen kleinen, aber regelmäßigen Online Meetings bin.

Mitarbeitergespräche:

Jeden Monat greife ich die Thematik Mitarbeitergespräche als eines meiner Lieblingsthemen in diesem Blog auf. Und wie ich meine zu Recht, da ich es für das wahrscheinlich wertvollste Instrument zur Mitarbeiterführung halte. Für mich ist das Thema immer noch zu selten auf der Agenda von CIOs oder – wenn es denn auf der Agenda steht – ist es für die Meisten eine lästige Pflicht für den Vorgesetzten, die es ohnehin nicht richtig umsetzen. Da ich bereits mehrere Artikel dazu geschrieben habe, werde ich jetzt nicht weiter darauf eingehen. Jedoch sei dieses Mittel jedem CIO, egal bei welcher Abteilungsgröße, ans Herz gelegt.

Sicherer Umgang mit Facebook

Weil immer mehr Anfragen aus geschäftlichem und privaten Umfeld kommen, das Thema politisch (vgl. auch diesen Artikel) inzwischen ein Dauerbrenner ist und wir mit unserer Social Media Gruppe genau hier ansetzen und diskutieren müssen, habe ich mich entschlossen ein paar Referenzen aufzulisten, die euch helfen sollen euer Facebook-Profil sinnvoll zu konfigurieren.

• 10 Sicherheitstipps von CIO
• Ein Artikel mit vielen Verweisen auf das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik
• Thema Gesichtserkennung: http://is.gd/Dl621V und zusätzlich http://is.gd/PE4Puh

Außerdem will ich euch 3 Tipps geben:

Legt euch einen privaten und einen geschäftlichen Account an. Das hab ich nie gesagt, weil das den Richtlinien von Facebook widerspricht. Deswegen an dieser Stelle der Aufruf an Facebook, dass sie diese Klausel rausnehmen (@Facebook: Es gibt technische Möglichkeiten um eure Statistik trotzdem bereinigt zu halten). Hat im Übrigen noch einen riesigen Vorteil: Wenn ihr den Link zum Business Account in eurer Bewerbung angebt, kommt der zukünftige Arbeitgeber nicht auf die Idee selbst nach euch zu googeln…

Legt euch Gruppen für eure Freunde an und teilt sie in diese ein. Ich habe beispielsweise 5 Gruppen (niedrig, unter normal, normal, über normal, hoch), welche entsprechende Berechtigungen auf meine Inhalte haben. Standardmäßig werden alle von mir veröffentlichten Inhalte nur für die obersten 3 Gruppen freigegeben (auch diese Standardeinstellung ist einfach zu konfigurieren). Außerdem dürfen auch nur diese 3 Gruppen auf meine Pinnwand posten.

Gekürzte URLs: Wie der ein oder andere weiß, gibt es Dienste im Netz, die aus langen Adressen kurze machen, z.B. http://goo.gl. Das ist  zwar eine nette und sinnvolle Funktion, allerdings ist es auch gefährlich, weil man nicht weiß, welche Seite sich dahinter verbirgt. Deswegen solltet ihr, wenn ihr Zweifel habt, prüfen, wohin diese gekürzte URL führt. Für Chrome gibt es die Extension http://goo.gl/fIeyQ (<- das ist so eine gekürzte URL) und für Firefox http://goo.gl/66Hgq. Generell könnt ihr aber einfach auch auf die Seite http://unshort.me/ gehen und dort die gekürzte URL eingeben.

Die Gefahr bei Twitter Webparts

In meinem vorherigen Beitrag habe ich auf ein Twitter Webpart verwiesen, welches man zur Anzeige der Tweets im Intranet verwenden kann. Im Live-Betrieb ergab sich nun das Problem, dass durch die vielen Zugriffe der Account immer wieder für 1h gesperrt wurde. Jedenfalls ist das meine Vermutung. Es war dann nicht mehr möglich per externer App wie z.B. Tweetdeck, Seesmic oder eben dem Webpart auf den Account zuzugreifen. Lediglich über die Twitter Homepage konnte man sich noch anmelden. Das ist insofern seltsam, als dass im Twitter Support steht, dass dies auch nicht mehr möglich sein dürfte. Außerdem handelte es sich nicht um fehlerhafte Login-Versuche seitens des Webparts, sondern um erfolgreiche. Bei einer hohen Zahl gleichzeitiger falscher Logins würde ich es verstehen, wenn der Account gesperrt wird, um Hacker Angriffe zu unterbinden.

To make a long story short: Verwendet dieses Webpart, dann habt ihr das Problem nicht. Der Unterschied ist der, dass hier lediglich die Suchfunktion von Twitter selbst verwendet wird. Es findet keinerlei Zugriff auf das eigentliche Konto statt (erkennbar daran, dass keine Zugangsdaten bzw. Keys in den Webpart-Einstellungen eingegeben werden müssen).

Social Media: Das diffizile Thema mit dem großen Potential

In diesem Eintrag will ich auf meinen Post Twitter/Facebook gehört ins ERP-System Bezug nehmen. Genauer gesagt will ich den Beitrag erweitern:

Twitter und Facebook sollte man idealerweise in das System einbinden, zu welchem die Mehrheit der Mitarbeiter Zugang hat! Logisch, denn wer den Kommunikationsfluss optimieren will, der muss – neben der Optimierung der Nachricht an sich – mehr Menschen schneller erreichen. Ich will an dieser Stelle nicht auf das Thema Nachrichten eingehen. Ich empfehle jedem, den dies interessiert, sich über das Vier-Seiten-Modell zu informieren. Das Modell dient als Grundlage für alle Arten von Nachrichten, egal ob sie nun verbal in einem Mitarbeitergespräch geäußert oder digital in einer E-Mail übermittelt werden.

Mir geht es darum, dass am Anfang eine Analyse stehen sollte, die aufdeckt, von wo die Mitarbeiter ihre Informationen überwiegend beziehen bzw. beziehen können (je nach Berechtigungsstufe) – und v.a. auch beziehen wollen. Welches System wird intuitiv mit dem Thema Information assoziiert? Die Firma heco gmbh beispielsweise setzt SharePoint als Intranet Plattform ein. Zu dieser Seite haben alle Anwender mit einem eigenen Konto Zugriff. Besonders hervorzuheben ist, dass zur Intranetseite auch alle Infoterminals / öffentliche PCs, welche beispielsweise im Lager und in unserer Fertigung aufgestellt sind, Zugang haben. Außerdem kann man sowohl über das Internet von Zuhause, als auch über das eigene Smartphone (wenngleich diese Funktionalität nur selten genutzt wird) darauf zugreifen. Zwei wesentliche Punkte, die nicht für unser ERP System gelten! Das fällt umso mehr ins Gewicht, je mehr Mitarbeiter im Home Office oder im Außendienst arbeiten. Hinzu kommt, dass es natürlich auch Personen gibt, die krankheitsbedingt oder wegen Elternzeit längere Zeit fernab vom Kommunikationsfluss des Unternehmens sind.

In Gesprächen und Rückmeldungen hat sich klar gezeigt, dass ausnahmslos alle Mitarbeiter typischerweise das Thema Information mit dem Intranet verbinden, was nicht verwundert, wenn man bedenkt, dass hier direkt auf der Startseite seit Jahren alle wesentlichen Ankündigungen stehen. Das freut mich natürlich auf der einen Seite, schließlich bedeutet das, dass wir SharePoint als ein zentrales Medium etablieren konnten.  Einige Tipps, wie man dies erreichen kann, findet ihr hier. Dementsprechend stellt sich die Frage, warum der Status Quo nicht beibehalten werden sollte: Informationen werden weiterhin auf der Startseite im Intranet veröffentlicht.

An dieser Stelle möchte ich wieder auf die Absicht hinter Twitter & Co. in der Business Domäne kommen: Kommunikation optimieren, d.h. Nachrichten schneller an mehr Menschen bringen. Das geht ohne Frage sehr leicht mit Portalen wie Facebook und Twitter von der Hand. Viele meiner Kollegen – und damit sind nicht nur die Jüngeren gemeint – haben bereits einen Facebook Account. Twitter hingegen ist kaum verbreitet. Offensichtlich gibt es also zwei konkurrierende Informationskanäle und –ansätze: Social Media und Intranet. Das sahen zumindest viele der Tester so, die wir Twitter ausprobieren ließen. Die Angst, dass das bekannte und bewährte Intranet abgeschafft werden soll, war dementsprechend hoch. Grund genug für uns den Ansatz nochmal in Frage zu stellen und mit Kollegen aus allen Abteilungen nochmal konstruktiv zu diskutieren! Dementsprechend fokussierten wir die Fragen nach dem Wo, dem Was und dem Wie.

Das Wo: Bei uns ist dies ganz klar das Intranet. Diskussion beendet. Aber: Es wäre durchaus denkbar, dass man zusätzlich die Web 2.0 Kanäle in weitere Systeme, die von vielen Mitarbeitern benutzt werden, einbindet, wie z.B. das ERP System. Das macht vor allem dann Sinn, wenn es keine Plattform gibt, auf die das Groß der Leute Zugriff hat. Aber auch in allen anderen Fällen sollte die Option erörtert werden, da es nicht viel Aufwand ist Twitter in das eigene ERP System zu implementierten (Link s.o.). Und noch ein wesentlicher Punkt, für welchen wir uns schließlich entschieden haben: Man bindet Twitter einfach in SharePoint als Webpart ein. Wie das geht, könnt ihr in einem Forenbeitrag von mir nachlesen. To make a long story short: Wir wählten den Weg der Integration, sodass Twitter und SharePoint zusammen zentral koexistieren. Weitere Optionen wie das Einbinden des Firmen Tweet ins ERP oder auf unserer Homepage evaluieren wir zu einem späteren Zeitpunkt erneut. Die Antwort auf die Frage der Abteilungen, nämlich „verwenden wir dann Twitter statt SharePoint“, beantworteten wir mit „Wir verwenden SharePoint, als auch Twitter“! Alte Kommunikationsstrukturen werden erweitert.

Das Was: Wenn der zuvor erwähnte Status Quo optimal ist, dann muss natürlich nichts geändert werden. Aber bisher habe ich noch nie jemanden getroffen, der der Überzeugung war, dass die Unternehmenskommunikation ausnahmslos gut ist und nicht optimiert werden könnte. In der heco gmbh ist es so, dass Nachrichten z.B. über Neuzugänge oder Strukturänderungen erst zu dem Zeitpunkt veröffentlicht werden, wenn diese kurz bevorstehen. Schließlich macht ein Eintrag dazu 2-3 Monate vorher selten Sinn, insbesondere dann nicht, wenn noch nicht alle Informationen dazu zur Verfügung stehen (z.B. ein Bild des neuen Mitarbeiters). Außerdem gibt es viele kleine, wissenswerte Nachrichten (da passt die Bezeichnung Tweet hervorragend), die zwar keine größere Ankündigungen rechtfertigen, aber trotzdem verbreitet werden sollten. Genau diese Abgrenzung hatten wir unterlassen, weil es sich lediglich um einen Testlauf handelte. Wie es aber so ist, machte die Nachricht über unseren Tweet unter den restlichen Kollegen schnell die Runde – also auf dem herkömmlichen analogen Weg. Töricht zu glauben, dass man einen Testlauf umsetzen kann, ohne dass die Existenz eines neuen (neu ist zunächst einmal böse!) Werkzeugs die Arbeit der restlichen Kollegen tangiert. Deshalb haben wir genau definiert, was wo einzustellen ist. Als Grundlage klassifizierten wir dazu bei uns im Intranet über 400 Nachrichten, um ein Gespür dafür zu bekommen, was alles an Informationen aufläuft. Auf dieser Basis legen wir die Definition für Ankündigung, die ins Intranet gehören, wie folgt fest:

• Ausformulierte, vollständige und ggf. um Anhang erweitere Nachrichten
• Informationen, die primär zeitnah veröffentlicht werden sollten
• Sehr wichtige Ankündigungen, die lange zu sehen sein sollen
• Firmeninterna

Wohlgemerkt ist dies unsere Definition! In jedem Fall muss hierzu nochmal die Datenschutzerklärung und die Social Media Guidelines zur Ratifizierung herangezogen werden. Eine gute Verallgemeinerung, die für das Web 2.0 getroffen werden kann, stellt der Inhalt der Firmenwebsite dar, denn was hier steht, ist bereits öffentlich zugänglich und kann somit auch z.B. über Twitter verbreitet werden. Gerade der Umgang mit Multimediainhalten, bei denen man sonst von jedem Beteiligten die Einwilligung einholen muss, kann damit einfach geregelt werden. Der wesentliche Punkt ist hier aber genau wie bei der Frage nach dem Wo, dass hier nichts ersetzt wird, sondern dass die bisherigen Lücken gestopft und ein Wissensvorsprung erreicht wird.

Das Wie: Wie gepostet wird und wer im Namen der Firma posten darf, ist eine längere Evaluierung, die ich in einem späteren Beitrag aufgreifen will. Speziell dieser Punkt ist aber sehr unternehmensspezifisch auszuarbeiten.

Summa summarum: Am Anfang steht die Analyse der bisherigen Kommunikation mit den einzelnen Abteilungen. Idealerweise kann man hier schon auf eine breite Datenbasis zurückgreifen. Das Ergebnis gibt Aufschluss über das Wo und das Was. Diese zwei Punkte hatten für uns eine starke Kohäsion und waren besonders dringlich. Außerdem ließen sie sich schnell evaluieren und implementieren. Das Wie hingegen definierten wir für uns als separaten Prozess.

Twitter/Facebook gehört ins ERP-System

 

Ich habe diese Woche eine kleine TestApp geschrieben, um zu prüfen wie viel Aufwand eine Twitter Implementierung in unser hauseigenes ERP-System bedeutet. Wieso habe ich das gemacht? Meiner Meinung nach gibt es eine begrenzte Anzahl an Anwendungen, die ein Anwender täglich mehrfach verwenden kann und will. Die Anzahl bewegt sich zwischen 3 und 4 an der Zahl. Ich setze voraus, dass das ERP-System und der Emailclient (in der Regel Outlook) in jedem Fall hierzu zählen. Hinzu können je nach interner IT Landschaft noch ein Intranet (z.B. SharePoint), ein CTI Client (z.B. Swyx) und bzw. oder ein Messenger (z.B. der Live Messenger) kommen. Wohlgemerkt ist dies nur praktikabel, wenn man mit zwei Monitoren arbeitet. Bei lediglich einem Monitor, wäre diese Anzahl schon zu viel des Guten.

Offensichtlich ist hier nur wenig Spielraum für weitere Clients. Ein manueller Aufruf über die Homepage der jeweiligen Web 2.0 Sites schließe ich aus, weil damit der Browser ständig offen sein müsste und weil die Leute jeden Tag daran denken müssten, diese Seite zu öffnen und sich einzuloggen. Eine große Verbesserung bietet auch die Option von Chrome und Firefox nichts, dass man die Site als Desktop Anwendung verknüpft.

Doch gerade bei diesen Kommunikationskanälen ist es wichtig, dass sie ständig geöffnet sind, da sonst der Vorteil des schnellen Informationsaustausch verloren geht. Kritiker werden jetzt natürlich einwenden, dass die ständigen Updates das Arbeiten behindern. Dem will ich entgegen setzen, dass sie dann diese Systeme nicht dem Business gemäß nutzen, sondern das Verhalten privater Nutzer adaptieren. Beispielsweise kann man lediglich einen Tweet, nämlich den Unternehmens-Tweet, abonnieren, sodass nur diese Informationen angezeigt werden. Man kann auch den Tweet als privat deklarieren.

Um also Twitter erfolgreich in die täglichen Geschäfts- und Kommunikationsprozesse zu integrieren, sollte man Web 2.0 Portale in das ERP System implementieren. Ich will dabei gar nicht darauf eingehen wie das visuell erfolgen könnte. Vielmehr ist mein Anliegen zu zeigen, dass dies schnell und einfach erfolgen kann:

Unser ERP-System basiert auf der .NET Plattform. Deshalb nahm ich mir die Seite www.codeplex.com her und suchte nach einer freien Library, die mir den Zugriff auf Twitter abstrahierte. Ich fand nicht nur ein Framework, sondern gleich mehrere. Ich lud mir NTwitter herunter, erstellte ein Projekt, band die Assembly ein und schrieb folgenden Code, den ich an eine Listbox (ctrl_Output) gehängt habe:

   1: var twitterApi = new NTwitter.Twitter("hecoGmbH", passwordDectrypted);

   2: var tweets = _twitterApi.GetUserTimeline(twitterer);

   3:  

   4: foreach (tweet s in tweets)

   5: {

   6:     ctrl_Output.Items.Add(s.CreatedAt.ToString() +" Uhr" + (char) 9 + 
                                                    HttpUtility.HtmlDecode(s.Text));

   7: }

Leider musste ich zum decodieren von HTML Zeichen die Assembly System.Web referenzieren, die nur in Projekten zur Verfügung steht, welche als Target das vollständige .NET Framework voraussetzen. In der Regel sind aber auf Clients nur die Client Versionen von .NET installiert. Deshalb habe ich die Assembly mit ins Projekt kopiert. Die Lösung funktionierte auf Anhieb!

Aber Vorsicht: Twitter will keine weiteren Clients von Dritten. Ich gehe jetzt einfach mal davon aus, damit nicht die Integration ins eigene ERP-System gemeint war